Unbegrenzte Projekte - Schaffung und Umsetzung von Chancen - SOP

18. September 2023

Vorgangsübersicht

Dieses Dokument beschreibt den Prozess, welcher Rosetta Projekte in den Unbegrenzten Prozess umwandelt. Weitere Informationen und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Konvertieren von Gelegenheiten, finden Sie in der Arbeitshilfe Unbegrenzte Projekte – Erstellung und Umwandlung von Gelegenheiten.

Zielgruppe

  • Camera Betriebs Supervisor (oder Camera Supervisor)
  • Content-Strategie
  • Außendienstleiter (FRM)

  • Regional Operations Manager (ROM), früher: Operational Execution Manager (OXM) genannt

Vorgangsdiagramm

Flussdiagramm

Verfahren

  1. Neue Möglichkeiten schaffen.

    Die Salesforce wird gebraucht, um neue Möglichkeiten bei FamilySearch GRMS zu schaffen.

    1. Melden Sie sich bei Salesforce Lightning Experience an.
    2. Klicken Sie unter der Opportunities Dropdown Registerkarte auf "Neu", um eine neue Opportunity zu schaffen.
    3. Geben Sie als Namen "Opportunity Informationen" ein.
    4. Geben Sie unter "Details" die erforderlichen Informationen in das Dropdown Feld von "Allgemeine Informationen" ein.
    5. Wählen Sie im Feld des Vereinbarungsentwurfs das entsprechende Zieldatum aus.

    6. Überprüfen Sie die Kontaktinformationen für erforderliche Kontakte im Menü von "Zugehörige Kontakte".

      • Erstellen Sie ein Spenderkontakt Formblatt, wenn eine Ausfertigung für Spender benötigt wird.

  2. Konvertieren von alten Opportunities

    Salesforce wird gebraucht, um alte Opportunities in FamilySearch GRMS zu aktualisieren.

    1. Melden Sie sich bei Salesforce Lightning Experience an.
    2. Wählen Sie die Registerkarte Opportunities aus.
    3. Wählen Sie unter Name der Opportunities die Opportunity aus, die konvertiert werden soll.
    4. Verwenden Sie unter dem Opportunity Namen den richtigen Namen und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
    5. Stellen Sie sicher, dass die Frist für den Vertragsentwurf korrekt ist und ein geeignetes Datum enthält.

    6. Überprüfen Sie die Kontaktinformationen für erforderliche Kontakte im Menü "Zugehörige Kontakte".

      • Erstellen Sie einen Spenderkontakt, wenn eine Ausfertigung für den Spender erforderlich ist.

  3. Schaffung eines Werttransfers

    1. Klicken Sie auf "Werttransfer", um zu der Seite zu gelangen, auf der Sie einen Eintrag erstellen können.
    2. Wählen Sie mit dem Drop-down Pfeil "Neu" aus.
    3. Wählen Sie im Pop-up Fenster "Neuer Werttransfer" die Art des zu erstellenden Werttransfer aus.
    4. Verwenden Sie das Dropdown Menü, um die entsprechende Bildaufnahmemethode auszuwählen.
    5. Wählen Sie im Abschnitt Trefferzahl die Option Geschätzte Bildrechte aus, und füllen Sie den Plan Kamerabetrieb (für MAF) aus.

    6. Wählen Sie in der Drop-down Liste Lieferumfang die Option Neu aus.

      • Erstellen Sie die Spender Ausfertigung, wenn eine Ausfertigung für den Spender erforderlich ist,
    7. Klicken Sie im Abschnitt Werttransfer auf den Link Werttransfernummer, um dort Einträge zu erstellen.
    8. Klicken Sie unter dem Wort Einträge auf das Dropdown Menü und wählen Sie Neu aus.

    9. Wählen Sie den detailliertesten Datensatztyp aus dem vorgegebenen Vokabular aus.

      • Wenn der Datensatztyp nicht zu finden ist, geben Sie diese Information in das Feld Datensatztyp nicht gefunden ein.

  4. Datensatztypnamen und Erstellen eines neuen Datensatztyps.

    Die Namen der Datensatztypen und deren Speicherorte können unterschiedlich sein. Möglicherweise muss ein neuer Datensatztyp erstellt werden, wenn der Datensatztyp nicht zu finden ist.

    1. Wenn der Datensatztyp nicht zu finden ist, wenden Sie sich an den zuständigen Content-Manager Ihres Bereichs. Diese Person stellt den Antrag.

      • Es kann einige Wochen dauern, bis diese Anfrage abgeschlossen ist.
    2. Nachdem der neue Datensatztyp erstellt wurde, wird er in der Dropdown Liste Datensatztyp innerhalb der Auflistung angezeigt.
    3. Der Content-Manager oder FRM muss den richtigen Datensatztyp in der Auflistung auswählen.

  5. Ortschaften und Hinzufügen einer Ortschaft, wenn nicht vorhanden.

    Ortschaften werden ebenfalls aus einer Liste ausgewählt, die mit einer Datenbank verknüpft ist. Denken Sie daran, immer die niederste Ortschaftsebene einzugeben, die alle Datensätze in der Auflistung abdeckt.

    1. Wenn die erforderliche Ortschaftsebene nicht vorhanden ist, notieren Sie diese Information im Feld Nicht gefundener Ort.

    2. Wenden Sie sich dann an den entsprechenden Content-Manager Ihrer Region. Diese Person stellt den Antrag auf Hinzufügen des benötigten Ortes.

      • Dieser Vorgang kann mehrere Tage dauern.

    3. Wenn die Auflistung mehr als einen Level-1-Standort abdeckt, lassen Sie dieses Feld leer und fügen Sie im Feld Nicht gefundener Ort, die Information Nicht gefunden hinzu.

      • Das Feld Nicht gefundener Ort darf nicht leer gelassen werden, da sonst der Überprüfungsprozess fehlschlägt.

  6. Überprüfung der Gelegenheit.

    Sobald die Auflistung fertig ist und alle erforderlichen Spezifikationen vorhanden sind, überprüft der FRM die Gelegenheit.

    1. Um diese Gelegenheit zu überprüfen, klicken Sie auf die Registerkarte Überprüfen.

      • Wenn diese Gelegenheit nicht bereit ist, erscheint eine Fehlermeldung, die anzeigt, was behoben werden muss, damit die Gelegenheit geprüft werden kann.

  7. Überprüfungsphase der Gelegenheit

    Nach bestandener Überprüfung kontrolliert und genehmigt das Contracts and Compliance (Vertragswesen) Team die Gelegenheit.

    1. Der FRM legt den Gelegenheits-Status im Rahmen der Gelegenheits-Überprüfungs-Phase auf CS 1 st fest.

      • Wenn Content-Strategy noch Datensätze oder Orte des Typs Nicht vorhanden findet, sendet sie eine Anforderung für einen neuen Datensatztyp oder einen neuen Ort und setzt den Status der Gelegenheits-Überprüfungs-Phase auf Standard.
    2. Der Status der Gelegenheits-Überprüfungs-Phase wird in MS Review geändert, nachdem die Anforderungen erfüllt sind.

    3. Der nächste Schritt hängt davon ab, ob eine neue Gelegenheit erstellt wurde oder ob eine Gelegenheit konvertiert wurde:

      • Für eine neue Gelegenheit legt die Rechtsabteilung den Status von Gelegenheits-Überprüfungs-Pahse auf Betriebsleitung fest, nachdem die Gelegenheit genehmigt wurde.
      • Für eine konvertierte Gelegenheit legt die Rechtsabteilung den Status von Gelegenheits-Überprüfungs-Phase auf Betriebsleitung" fest, nachdem die Abteilung Strategische Planung und die Rechtsabteilung beide die Aktualisierungen genehmigt haben.
    4. Ein neues Pipeline-Projekt wird in der Gelegenheit eingerichtet, nachdem der OXM eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue oder aktualisierte Gelegenheitsliste erhalten hat.

  8. Erstellen eines Pipeline-Projekts.

    Das OXM erstellt das Pipeline-Projekt.

    1. Wählen Sie die richtige Werttransfer Nummer aus.
    2. Vergewissern Sie sich, dass der Rosetta-Stein Status auf Keine gesetzt ist.
    3. Legen Sie den RMS-Status auf Warteschlange fest.
    4. Klicken Sie auf Speichern.
    5. Das Pipeline-Projekt wird nun erstellt und ist dann im "Camera Supervisor Dashboard" verfügbar.

  9. Konvertieren eines Pipeline-Projekts.

    Wenn bereits ein Rosetta-Stein Projekt vorhanden ist, bearbeitet das OXM das vorhandene Rosetta-Stein Projekt und wandelt das Projekt in ein Unbegrenzt-Projekt um.

    1. Klicken Sie unter Pipelineprojekte auf Dropdown, um Bearbeiten auszuwählen .
    2. Ändern Sie den RMS-Status in Warteschlange.
    3. Klicken Sie auf Speichern. Das Projekt wird für die Verwendung in Unbegrenzt erstellt, und die Metis-Informationen werden in GRMS eingetragen.
    4. Das Projekt wird dann auf dem Camera Supervisor Dashboard angezeigt.

  10. Verschieben des Angebots von Gelegenheit zu Werttransfer.

    1. Klicken Sie neben Besitzer ändern auf den Drop-down Pfeil, und wählen Sie Datensatzlisten migrieren aus.
    2. Wählen Sie die Nummer des Werttransfers aus, auf welche die Angebote umgestellt werden.
    3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Angeboten, die migriert werden.
    4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Übertrag.

    5. Klicken Sie nach dem Übertragen der Angebote auf die einzelnen Einträge und wählen Sie die Datensatztypen aus.

      • Beachten Sie, dass der Abschnitt Datensatztyp jetzt anders ist.

    6. Wählen Sie den detailliertesten Datensatztyp aus dem kontrollierten Wörterbuch aus.

      • Wenn der Datensatztyp nicht zu finden ist, geben Sie diese Informationen in das Feld: Nicht gefundener Datensatztyp ein.

Definitionen

Camera Operations Supervisor: Auch Camera Ops oder Camera Supervisor genannt. Die Person, die die Erfassung und Digitalisierung historischer genealogischer Aufzeichnungen verwaltet.

Content-Strategy: Das Team konzentriert sich auf bestehende Abdeckungslücken in den veröffentlichten Daten auf FamilySearch, deren Schließung dem Kunden am besten dienen könnte.

FRM: Field Relations Manager. Die Person, die die Vertragsbedingungen der Gelegenheit mit Dateiverwaltern oder anderen Aufzeichnungsarchiven aushandelt.

GRMS: Globales Relationship Management System. Eine Anwendung, die auf der Salesforce Plattform basiert. Es wird für die Verwaltung der Beschaffung von Datenbeständen aus verschiedenen Einrichtungen und Einzelpersonen verwendet, die genealogische Aufzeichnungen aus der ganzen Welt erwerben oder FamilySearch zur Verfügung stellen.

OXM: Operational Execution Manager. Die früher verwendete Bezeichnung der Person, die verantwortlich ist für die Aufnahme von Projekten in die Pipeline und für deren Veröffentlichung. Jetzt Regional Operations Manager (ROM) genannt.

ROM : Regional Operations Manager. Die Person, die dafür verantwortlich ist, Projekte in die Pipeline zu stellen und sie durch Veröffentlichung zu verwalten. Diese Aufgabe wurde früher als OXM bezeichnet.

Dokumente

  • Job Aid: Unbegrenzte Projekte – Schaffung und Umsetzung von Gelegenheiten

Beteiligte Systeme

  • GRMS
  • Rosetta

  • Salesforce Lightning

Zusammenfassung

Dieses Dokument beschreibt den Prozess zur Überführung von Rosetta Projekten in den Unbegrenzten Prozess. Es enthält Informationen zum Erstellen neuer Gelegenheiten, zum Aktualisieren alter Gelegenheiten, zum Hinzufügen neuer Datensatztypen und -lokalitäten, zum Überprüfen von Gelegenheiten, zum Erstellen von Pipelineprojekten und zum Umsetzen von Gelegenheiten in Werttransfer.