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Ordner bilden die Basisebene für alle Archivalien, mit denen Sie arbeiten. Sie erstellen Ordner, um die Metadaten zu erfassen, also die beschreibenden Angaben, die den einzelnen Dokumenten zugeordnet sind. Zu diesen Angaben gehören unter anderem der Titel des Dokuments, der Hinweis zum Einband, der Band, das Datum, der Ort und die Art des Dokuments. Der erste wichtige Schritt bei der Erstellung eines digitalen Ordners in DCam besteht darin, die vorhandenen Unterlagen in einer für einen digitalen Ordner geeigneten Gruppengröße zu organisieren.
Die folgende Tabelle zeigt einige der Möglichkeiten, wie Dokumentenverwalter ihre Unterlagen organisieren können.
| Dokumentenarten | Mögliche Kategorien | Beispiele |
| Volkszählungsdaten | Ort für chronologische Sortierung von Volkszählungs Arten | Kalifornien, Orange County 1910-1920 Ohio Landes-Volkszählung |
| Testamente und Nachlassakten | Alphabetische Reihenfolge, chronologische Reihenfolge | Cadd, James-Combs, John Wills von 1880-1940 |
| Grundbucheintragungen | Chronologische Reihenfolge für Ortschaften | Wisconsin, Sauk Co. Mai 1888-Juli 1977 |
| Zeitungen | Titel von chronologischen Reihenfolgen für Ortschaften | Rock County oder Pipestone County Jan 1894-Dez 1935 Luverne Daily Herald |
Wenn Sie Aufzeichnungen aus dem Archiv erhalten, erhalten Sie "Archiveinheiten". Dies sind die grundlegenden Gruppen, in denen das Archiv die Datensätze ausgelagert, verpackt, abgelegt oder anderweitig gehalten hat. Diese Gruppen können jedoch zu groß sein. Die Gruppengröße, mit der Sie arbeiten müssen, ist die kleinste "natürliche Gruppe", die Sie innerhalb der Archivierungseinheit finden können.
Eine natürliche Gruppe ist eine Gruppe von Datensätzen, die grundlegende Metadaten gemeinsam haben. Oft werden die Aufzeichnungen auf diese Weise von einer staatlichen Behörde gruppiert, beispielsweise wenn sie in Bücher oder Erbunterlagen gebunden sind. Während die Archiveinheiten die kleinste natürliche Gruppe sein können, wie bei Büchern (egal wie groß das Buch ist), müssen Sie, wenn dies nicht der Fall ist, die kleinste natürliche Gruppe innerhalb der Archiveinheiten auswählen.
Stellen Sie sich die kleinste natürliche Gruppe als etwas vor, das Sie mit einer Hand in die Hand nehmen könnten, wie z. B. ein Buch, einen einzelnen Ordner mit Sterbeurkunden oder eine einzelne Fallakte. Wenn es sich bei der Archivierungseinheit, mit der Sie arbeiten, beispielsweise um eine Dateibox handelt, die Nachlasssachen enthält, erstellen Sie keinen digitalen Ordner für die gesamte Dateibox mit Nachlasssachen. Sie erstellen einen digitalen Ordner für jede einzelne Nachlasssache in der Dateibox. In diesem Fall stellen die Nachlassakten die kleinste natürliche Gruppe dar.
Die nachstehende Tabelle enthält spezifische Beispiele für gängige Aktenbehälter mit Hinweisen darauf, ob sie als natürliche Gruppen zu betrachten sind.
| Behälter | Natürliche Gruppe oder archivarische Einheit |
| Persönliche Dokumente | Sofern sie den Metadaten zufolge nicht zu einer größeren Gruppe gehören, können sie Archiveinheiten darstellen. Überprüfen Sie, ob es weitere Unterlagen gibt, mit denen einzelne Papiere anhand von Metadaten wie Zeitraum, Ort, Dokumentenart oder anderer Kriterien gruppiert werden könnten. Eine Schachtel mit Briefen an einen Gouverneur kann zum Beispiel eine natürliche Gruppe von persönlichen Dokumenten sein. |
| Nachlassakten | Da die Dokumente von Natur aus zu einem Vorgang gehören, haben sie viele Metadateneigenschaften gemeinsam. Da sie miteinander verbunden sind und eine möglichst kleine Gruppe bilden, sind sie die kleinste natürliche Gruppe und eignen sich gut als Grundlage für die Definition eines Ordners. |
| Fallakten | Da die Dokumente von Natur aus zu einem Vorgang gehören, haben sie wahrscheinlich viele Metadateneigenschaften gemeinsam. Wie die Nachlassakten bilden die Fallakten wahrscheinlich die kleinste natürliche Gruppe und sind eine gute Wahl, um die Definition eines Ordners zugrunde zu legen. |
Manila-Ordner Aktenordner | Stellt der Inhalt, bezüglich der Metadaten, eine gute natürliche Gruppe dar, wie z.B. Zeitraum, Ort oder Dokumentenart? Sollte er mit anderen Ordnern kombiniert werden, um mehr Aufzeichnungen zu konsolidieren? Können sie in kleinere natürliche Gruppen unterteilt werden? |
| Karteikästen | Bilden die Ablageboxen Gruppen von Aufzeichnungen, die den Metadaten wie Zeitraum, Ort und Dokumentenart zufolge von Natur aus zusammengehören? Oder werden sie als Behälter verwendet, um einzelne Gruppen wie Nachlasspakete oder Vorgangsakten zu sammeln? Bilden die Kisten die kleinste natürliche Gruppe? |
Aktenschubladen Aktenschränke | Bilden die Schubladen Gruppen von Aufzeichnungen, die den Metadaten wie Zeitraum, Ort und Dokumentenart zufolge von Natur aus zusammengehören? Oder dienen die Schubladen als Sammler für Aktenordner, die eher als kleinste natürliche Gruppe zu betrachten sind? |
Alben Bücher Kataloge Bände | Im Archiv wurde jede Einheit anhand von Ähnlichkeiten bei den Metadaten wie Zeitraum, Ort oder Dokumentenart gesammelt und gebunden. Da sie miteinander verbunden sind und eine möglichst kleine Gruppe bilden, sind sie die kleinste natürliche Gruppe und eignen sich gut als Grundlage für die Definition eines Ordners. |