Infinity-Projekte - Erstellung und Umwandlung von Gelegenheiten [GRMS]

12. Januar 2023

Schulungsvideo:

Inhaltsverzeichnis

Einführung
Lernziele
Neue Gelegenheiten erstellen
Alte Gelegenheiten aktualisieren
Einen Werttransfer erstellen
Erstellen einer Liste
Validierung der Gelegenheit
Phase der Gelegenheit-Überprüfung
Erstellen eines Pipeline-Projekts
Aktualisieren eines Pipeline-Projekts
Verschieben von Liste von der Gelegenheit zum Werttransfer
Zusammenfassung

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Einleitung

Dies ist ein Schritt-für-Schritt-Verfahren für die Aktualisierung von Rosetta-Projekten auf den Infinity-Prozess und enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Erstellen und Aktualisieren von Gelegenheiten für Infinity-Projekte mit Hilfe des FamilySearch GRMS (Global Relation Manager System) in Salesforce.

Lernziele

Nach der Lektüre dieses Dokuments werden Sie in der Lage sein:

  • Den Unterschied zwischen einer neuen Gelegenheit und einer alten Gelegenheit zu erkennen.
  • Zu GRMS zu navigieren und zu Lightning Experience zu wechseln.
  • GRMS zu verwenden, um neue Gelegenheiten zu erstellen und alte Gelegenheiten auf Infinity zu aktualisieren.  

Neue Gelegenheiten schaffen

Salesforce wird zur Erstellung neuer Gelegenheiten in FamilySearch GRMS verwendet. Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie eine neue Gelegenheit erstellen

:Schritt 1: Melden Sie sich bei FamilySearch GRMS in Salesforce an.

Schritt 2: Wenn Sie nicht bereits die Lightning Experience verwenden, klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Ihren Avatar und wählen Sie Zu Lightning Experience wechseln.

Schritt 3: Klicken Sie unter der Dropdown-Registerkarte Gelegenheiten auf Neu.

Schritt 4: Verwenden Sie unter Name der Gelegenheit den richtigen Namen und geben Sie die folgenden Informationen an:

  • Land auf Englisch (Beispiel: Switzerland)
  • Name des Ortes oder des Archivs (Beispiel: Freiburg)
  • Datensatztyp (Beispiel: Grundbucheintragungen)
  • Anfangsjahr - Endjahr (Beispiel: 1481-1650)

Hinweis: Die endgültige Überschrift sollte ähnlich wie im folgenden Beispiel lauten:

Switzerland, Freiburg, Grundbucheintragungen, 1481-1650

Schritt 5: Klicken Sie unter Details auf das Dropdown-Feld Allgemeine Informationen und geben Sie alle erforderlichen Informationen für diesen Abschnitt ein.

Schritt 6: Wählen Sie im Feld Deadline für den Vertragsentwurf das entsprechende Datum aus.

Schritt 7: Überprüfen Sie im rechten Bereich unter dem Dropdown-Feld Verwandte Kontakte die folgenden erforderlichen Kontakte:

  • Kameraerfassung Standort Kontakt
  • Aktenverwahrer
  • Hauptkontakt

Hinweis: Wenn eine Spenderkopie erforderlich ist, erstellen Sie auch einen Spenderkontakt. Die als Spenderkontakt hinzugefügte Adresse ist die Adresse, an die die Spenderkopien zugestellt werden. Wenn sich die Kontaktperson des Spenders nach der Erstellung des Reisenden ändert, sollten Sie die Änderung unverzüglich den Teams für Verträge und Compliance mitteilen.

Alte Gelegenheiten aktualisieren

Die folgenden Schritte beschreiben, wie Sie alte Gelegenheiten konvertieren können

:Schritt 1: Melden Sie sich bei FamilySearch GRMS in Salesforce an.

Schritt 2: Wenn Sie nicht bereits die Lightning-Erfahrung verwenden, wählen Sie in der oberen rechten Ecke die Option Zu Lightning-Erfahrung wechseln.

Schritt 3: Wählen Sie die Registerkarte Gelegenheiten aus.

Schritt 4: Wählen Sie die Gelegenheit aus, die Sie konvertieren möchten, indem Sie auf den entsprechenden Link unter Name der Gelegenheit klicken.

Hinweis: Sie können die Gelegenheit auch mithilfe der Suchfeldoption finden.

Schritt 5: Verwenden Sie unter Name der Gelegenheit den korrekten Namen und geben Sie die folgenden Informationen an:

  • Land (Beispiel: Schweiz)
  • Ort (Beispiel: Freiburg)
  • Datensatztyp (Beispiel: Grundbucheintragungen)
  • Anfangsjahr - Endjahr (Beispiel: 1481-1650)

Schritt 6: Vergewissern Sie sich, dass die Frist für den Entwurf der Vereinbarung ein angemessenes Datum enthält.

Schritt 7: Überprüfen Sie im rechten Bereich unter der Dropdown-Liste Verwandte Kontakte die folgenden erforderlichen Kontakte:

  • Kameraerfassung Standort Kontakt
  • Aktenverwahrer
  • Hauptkontakt

Hinweis: Wenn eine Spenderkopie erforderlich ist, erstellen Sie auch einen Spenderkontakt. Die als Spenderkontakt hinzugefügte Adresse ist die Adresse, an die die Spenderkopien zugestellt werden. Wenn sich die Kontaktperson des Spenders nach der Erstellung des Reisenden ändert, sollten Sie die Änderung unverzüglich den Teams für Verträge und Compliance und ROM mitteilen.

Schaffung eines Werttransfers

Schritt 1: Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Wertübertragungen. Die Listen werden in diesem Abschnitt erstellt.

Schritt 2: Wählen Sie mit dem Dropdown-Pfeil die Option Neu.

Schritt 3: Wählen Sie im Pop-up-Fenster Neuer Werttransfer die Art des Werttransfers aus, die für diese Gelegenheit benötigt wird, und klicken Sie auf Weiter. Die Optionen umfassen:

  • Bilder erstellen - Erstellen neuer oder Importieren vorhandener Bilder mit Kameras oder Scannern
  • Datensätze/Indexes erstellen - Erstellen von Datensätzen/Indexes durch Transkribieren genealogischer Artefakte
  • Bilder empfangen - Empfangen von Bildern von einer dritten Quelle
  • Empfangen von Datensätzen/Indexes - Empfangen von Datensätzen/Indexes von einer dritten Partei

Schritt 4: Wählen Sie in der Dropdown-Liste die entsprechende Bilderfassungsmethode aus:

  • Wir werden Artefakte mit DCAM fotografieren oder scannen - verwenden Sie dies, wenn DCam zur Erfassung verwendet wird. Dieser Wertetransfer erzeugt ein Image Capture Infinity Projekt.
  • Wir importieren vorhandene Bilder in DCAM - wenn DCam verwendet wird, um Bilder zu importieren, die uns vom Verwahrer zur Verfügung gestellt werden. Dieser Wertetransfer erzeugt ein Image Capture Infinity Projekt.
  • Wir haben den Film bereits und werden ihn scannen
  • Sie schicken uns einen Film, den wir nach dem Scan behalten können
  • Sie schicken uns einen Film, den wir nach dem Scan zurückschicken

Schritt 5: Wählen Sie unter dem Abschnitt " Score" die entsprechenden geschätzten Rechte aus.

Schritt 6: Füllen Sie den Plan "Camera Operations (for MAF)" aus.

Hinweis: Klicken Sie unbedingt auf " Save", um die Änderungen zu speichern.

Erstellen einer Auflistung

Schritt 1: Klicken Sie auf der Detailseite der Gelegenheit unter dem Abschnitt Wertübertragungen im rechten Seitenbereich auf den Link Wertübertragungsnummer, um die Auflistungen darin zu erstellen.

Schritt 2: Gehen Sie auf der Registerkarte Details der Wertübertragung zum Abschnitt Leistungen im rechten Seitenbereich. Klicken Sie auf die Dropdown-Liste und wählen Sie Neu.

Hinweis: Wenn Spenderkopien erforderlich sind, erstellen Sie innerhalb der Wertübertragung eine Spenderabgabe und speichern Sie die Änderungen, bevor Sie die Seite verlassen.

Schritt 3: Klicken Sie auf die Registerkarte Gelegenheiten und wählen Sie die Gelegenheit aus.

Schritt 4: Klicken Sie auf den Link für die Wertübertragungsnummer im rechten Bereich, um die Wertübertragung zu öffnen.

Schritt 5: Klicken Sie im rechten Bereich auf den Dropdown-Pfeil neben Auflistungen und wählen Sie Neu.
Hinweis: Sie werden feststellen, dass der Abschnitt für den Aufzeichnungstyp in der Auflistung anders ist.

Schritt 6: Geben Sie die Informationen für Allgemeine Informationen, Archivierungsreferenz, Daten und Sprachen ein.

Örtlichkeiten

Wählen Sie die Orte anhand der fünf verschiedenen Ortsebenen aus. Die Orte werden ebenfalls aus einer mit einer Datenbank verknüpften Liste ausgewählt. Wenn die benötigte Ortsebene nicht in der Liste vorhanden ist, geben Sie sie in das Feld " Ort nicht gefunden" ein.

Hinweis: Geben Sie immer die niedrigste Ortsebene ein, die alle Datensätze in der Liste abdeckt.

Der Content Strategist wird die benötigte Ortsebene anfordern oder erstellen. Dieser Vorgang kann mehrere Tage in Anspruch nehmen.

Wenn die Auflistung mehr als einen Ort der Ebene 1 (Bundesland/Provinz/Departement) umfasst, lassen Sie dieses Feld leer und fügen Sie einen Vermerk in das Feld "Ort nicht gefunden" ein. Wenn die Auflistung beispielsweise eine ganze Diözese umfasst und die Diözese Kirchengemeinden in zwei Bundesstaaten einschließt, können Sie den Namen der Diözese oder die Namen der beiden Bundesstaaten in das Feld "Ort nicht gefunden" eingeben.

Hinweis: Wenn kein Ort 1 eingegeben wird, kann dieses Feld nicht leer bleiben, da die Validierung fehlschlägt.

Der Content Strategist wird den benötigten Ort anfordern oder erstellen. Dieser Vorgang kann mehrere Tage in Anspruch nehmen.

Wenn die Auflistung mehr als einen Ort der Ebene 1 (Bundesland/Provinz/Departement) umfasst, lassen Sie dieses Feld leer und fügen Sie einen Vermerk in das Feld "Ort nicht gefunden" ein. Wenn die Auflistung beispielsweise eine ganze Diözese umfasst und die Diözese Pfarreien in zwei Bundesstaaten einschließt, können Sie den Namen der Diözese oder die Namen der beiden Bundesstaaten in das Feld Ort nicht gefunden eingeben.

Hinweis: Wenn kein Ort 1 eingegeben wird, kann dieses Feld nicht leer bleiben, da die Überprüfung fehlschlägt.

Satzarten

Wählen Sie die Datensatztypen aus dem Kontrollierten Vokabular anhand von fünf verschiedenen Datensatztypen-Ebenen aus. Geben Sie immer die kleinstmögliche Satzart ein.

Hinweis: Wenn Sie die benötigte Satzart nicht finden können, geben Sie sie in das Feld Satzart nicht gefunden ein.

Datensatztyp-Namen

Die Namen der Datensatztypen und die Orte, an denen sie zu finden sind, können unterschiedlich sein. Die folgenden Beispiele zeigen, wie sich die Satzarten geändert haben.

Beispiel 1

Vorherige:

  • Datensatzkategorie: Einbürgerung und Staatsbürgerschaft
  • Datensatztyp: Einbürgerungen

Aktuell:

  • Datensatztyp 1: Migrationsdatensätze
  • Datensatztyp 2: Einbürgerungsakten

Beispiel 2

Vorherige:

  • Datensatzkategorie: Friedhofsaufzeichnungen
  • Aufzeichnungstyp: Bestattungsregister

Aktuell:

  • Datensatztyp 1: Lebensdaten
  • Datensatztyp 2: Sterberegister
  • Datensatztyp 3: Friedhofsaufzeichnungen
  • Datensatztyp 4: Bestattungsregister

Erstellen einer neuen Datensatzart

Wenn Sie die benötigte Datensatzart nicht gefunden haben, muss möglicherweise eine neue Datensatzart erstellt werden. Der für Ihren Bereich zuständige Content Strategist reicht den Antrag beim Rat für Kontrolliertes Vokabular ein. Dieser Vorgang kann mehrere Wochen in Anspruch nehmen.

Sobald die neue Datensatzart erstellt wurde, erscheint sie in den Dropdown-Listen der Datensatzarten innerhalb der Auflistung. Der Content-Stratege oder der FRM (Field Relations Manager) muss die richtige Eintragsart in der Liste auswählen.

Validierung der Gelegenheit

Sobald die Angebote fertig sind und alle erforderlichen Spezifikationen vorliegen, muss der FRM die Gelegenheit validieren, um sicherzustellen, dass sie für die Genehmigung durch die Content Strategy und die Rechtsabteilung bereit ist. Um die Gelegenheit zu validieren, klicken Sie auf der Seite der Gelegenheit auf die Schaltfläche Validieren.

Hinweis: Wenn die Gelegenheit nicht bereit ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt, die angibt, was korrigiert werden muss. So kann zum Beispiel die Meldung "Diese Auflistung muss einen Wert für Datensatztyp 1 haben" in der Gelegenheit-Überprüfung erscheinen.

Phase der Gelegenheit-Überprüfung

Sobald die Validierung bestanden ist, setzt der FRM den Gelegenheits-Status unter der Gelegenheit-Überprüfungsphase auf CS 1st Review. Die Gelegenheit folgt dann dem Pfad der Genehmigung(en), bis das Team für Verträge und Compliance (Recht) sie genehmigt.

Wenn die Content Strategy nicht gefundene Datensatztypen oder Orte findet, reicht sie die Anfrage für einen neuen Datensatztyp oder einen neuen Ort ein und ändert den Status der Gelegenheit-Prüfungsstufe auf Standards.

Sobald die Anfrage(n) erfüllt sind, ändert die Content Strategy den Status der Gelegenheit-Prüfungsstufe auf MS-Prüfung, und die Gelegenheit setzt den Genehmigungsprozess fort.

Wenn eine neue Gelegenheit erstellt wird, wird der Status der Gelegenheit-Prüfungsstufe auf Betriebsmanagement gesetzt, sobald das Rechtsteam sie genehmigt hat.

Wenn eine Gelegenheit aktualisiert wird, setzt die Rechtsabteilung den Status der Gelegenheit-Prüfungsstufe auf Betriebsmanagement, sobald Content Strategy und die Rechtsabteilung die neu migrierten Auflistungen genehmigt haben.

Der OXM klickt auf den Dropdown-Pfeil für Pipeline-Projekte und wählt Neu, um ein neues Pipeline-Projekt in der Gelegenheit zu erstellen.

Erstellen eines Pipeline-Projekts

Um das Pipeline-Projekt zu erstellen, führt der OXM die folgenden Schritte aus

: Schritt 1: Wählen Sie im Abschnitt Informationen die richtige Wertübertragungsnummer aus.

Schritt 2: Stellen Sie im Abschnitt Rosetta sicher, dass der Rosetta Stone-Status auf Kein gesetzt ist.

Schritt 3: Setzen Sie im Abschnitt RMS den RMS-Status auf In Warteschlange.

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Schritt 5: Das Infinity-Pipeline-Projekt ist nun erstellt und im Dashboard des Kameraüberwachers verfügbar.

Hinweis: Wie schnell das Projekt dem Bediener zur Verfügung steht, hängt davon ab, wie schnell Camera Operations den Bediener zuweist und andere damit verbundene Aufgaben erledigt.

Aktualisieren eines Pipeline-Projekts

Wenn bereits ein Rosetta Stone-Projekt vorhanden ist, bearbeitet der OXM das vorhandene Rosetta-Projekt und aktualisiert das Projekt mit den folgenden Schritten zu einem Infinity-Projekt

:Schritt 1: Klicken Sie im Abschnitt Pipeline-Projekte auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie Bearbeiten aus.

Schritt 2: Ändern Sie im Abschnitt RMS den RMS-Status in Warteschlange.

Schritt 3: Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Hinweis: Dadurch wird sichergestellt, dass das Projekt für die Verwendung in Infinity erstellt wird und dass die Metis-Informationen in GRMS ausgefüllt werden.

Schritt 4: Das Projekt ist jetzt im Dashboard des Kameraüberwachers verfügbar.

Hinweis: Wie schnell das Projekt für den Bediener verfügbar wird, hängt davon ab, wie schnell Camera Opereations den Bediener zuweist und andere damit verbundene Aufgaben erledigt.

Verschieben Sie Angebote von Gelegenheit zu Value Transfer

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die Einträge aus der Gelegenheit in die Wertübertragung zu verschieben

:Schritt 1: Klicken Sie neben Eigentümer ändern auf den Dropdown-Pfeil und wählen Sie Datensatzeinträge migrieren.

Hinweis: Möglicherweise müssen Sie auf den Dropdown-Pfeil neben den Schaltflächen oben auf der Seite der Gelegenheit klicken.

Schritt 2: Wählen Sie die Wertübertragungsnummer aus, zu der Sie die Einträge migrieren möchten.

Schritt 3: Wählen Sie die Einträge aus, die Sie migrieren möchten, indem Sie die entsprechenden Kästchen ankreuzen.

Hinweis: Um alle Einträge auszuwählen, markieren Sie das Kästchen neben Name. Um nur die genehmigten Einträge auszuwählen, klicken Sie auf den Link Nur genehmigte auswählen.

Schritt 4: Klicken Sie auf die Schaltfläche Übertragen.

Hinweis: Die Genehmigungen der Einträge und die Datensatztypen in den Einträgen werden während der Migration nicht übertragen. Die Ergebnisse der Bipprüfung werden migriert.

Schritt 5: Sobald Sie die Angebote in die Wertübertragung migriert haben, klicken Sie auf jedes Angebot und wählen Sie die Datensatztypen aus.

Schritt 6: Der Abschnitt Datensatztyp im Angebot ist jetzt anders. Zuvor wurden Datensatzkategorien und -typen verwendet.

Schritt 7: Wählen Sie die Datensatztypen aus dem Kontrollierten Vokabular anhand von fünf verschiedenen Datensatztyp-Ebenen aus. Geben Sie immer die kleinstmögliche Satzart ein.

Hinweis: Wenn Sie die benötigte Satzart nicht finden können, geben Sie sie in das Feld Satzart nicht gefunden ein.

Zusammenfassung

Hier wird der Prozess beschrieben, mit dem neue Gelegenheiten hinzugefügt und alte Gelegenheiten mithilfe von FamilySearch GRMS in Salesforce konvertiert werden. Sie sollten nun in der Lage sein, zum Blitzprojekt zu navigieren, eine neue Gelegenheit zu erstellen und eine alte Gelegenheit in ein Infinity-Projekt umzuwandeln. Wir hoffen, dass Sie diese Lernerfahrung genossen haben und Ihre Gelegenheit-Aufgaben erfolgreich abschließen können.