DCam-Benutzerhandbuch-Anhang C-Importieren von Ordnern aus einer Kalkulationstabelle

17. März 2024

Die DCam-Funktion "Ordner importieren" ermöglicht es, viele Ordner in einem einzigen Schritt zu erstellen, indem Daten aus einer Kalkulationstabelle verwendet werden. Dieser Importvorgang läuft wie folgt ab:

  1. Die Metadaten , die die zu bildenden Dokumente beschreiben, werden aus einem Archiv bezogen.
  2. Die Daten sind in einem Arbeitsblatt als Tabelle mit Zeilen und Spalten organisiert.
  3. Die Tabelle wird in einer .csv-Datei gespeichert.
  4. Die .csv-Datei wird in DCam importiert, um die Ordner zu erstellen.

Abschnitte:

Erste Schritte
Dcam-Listen im Vergleich zu Ordnern
Erstellen einer Importordner-Vorlagendatei
Importieren von Ordnern
Fehlerbehandlung Fehlerprotokoll
Feld-ID (Spaltenüberschrift)
Die Dcam-Liste erstellen
Öffnen und Speichern von .Csv-Dateien mit OpenOffice
Importieren von Bildern nach dem Importieren von Ordnern

null

Anfangen

Tabellenkalkulations-Software

Die empfohlene Tabellenkalkulationssoftware ist OpenOffice Calc, mit der Tabellenkalkulationsdaten in einem .csv-Format gespeichert werden können, das die erweiterten Unicode-Zeichen (UTF-8) beibehält (

Hinweis: In Microsoft Excel werden die erweiterten Zeichen nicht beibehalten). Wenn die Daten keine erweiterten Zeichen enthalten, kann Excel geeignet sein. Andere Tabellenkalkulationsprogramme, die erweiterte Zeichen beibehalten, können ebenfalls funktionieren.

Organisation der Daten

Die Daten sind in Form einer Tabelle mit Zeilen und Spalten organisiert. Jede Zeile steht für einen Ordner. Jede Spalte steht für ein Datenfeld des Ordners.

Die erste Zeile der Tabelle enthält eine Feld-ID für jede Spalte. Die Feld-ID identifiziert die Daten in dieser Spalte eindeutig und wird auch als Spaltenüberschrift bezeichnet. Die Reihenfolge der Spalten in der Tabelle ist willkürlich.

Es folgt eine Beispieltabelle:

Dcam-Listen im Vergleich zu Ordnern

DCam-Ordner gehören zu einem Verzeichnis. Wenn Sie z. B. einen Ordner mit der Option DCam Create erstellen, erbt der Ordner zunächst die Werte der Liste, mit der er verknüpft ist. Sie können diese Werte so ändern, dass jeder Ordner eindeutig ist. (Siehe "Erstellen der DCam-Liste", die DCam-Screenshots enthält.)

Mit der Funktion "Ordner importieren" werden neue Ordner in eine Liste importiert und gehören zu dieser Liste.

Erstellen einer Importordner-Vorlagendatei

Um eine . csv-Vorlagendatei zu erstellen, wählen Sie in der Auswahl Weitere Listen die Option Neue Vorlage für Importordner.

In einem Dialogfeld "Speichern unter" kann die .csv-Datei an einem bevorzugten Ort und unter einem bevorzugten Namen gespeichert werden.

Der Standarddateiname lautet: FoldersForImport_ProjectID_ListingID.

csvProjectID-isteine verkürzte Projekt-ID

.ListingID-istdie Listing-ID (eine Zahl).

Der Dateiname kann geändert werden. Die ProjectID_ListingID und die Dateierweiterung.csv sollten jedoch beibehalten werden. Der folgende Name ist akzeptabel

:Xyz-Archive_ProjectID_ListingID_part1.csvWenn

Sie eine .csv-Vorlage erstellen, wird eine leere .csv-Datei erzeugt, deren erste Zeile Feld-IDs enthält.

Ausfüllen der Tabelle

Die Tabelle kann mit Informationen zur Identifizierung der einzelnen Ordner aufgefüllt werden. Nicht jede Feld-ID muss angegeben werden. Im Folgenden wird ein einfaches Beispiel angeführt:

Weitere Einzelheiten zum Ausfüllen der Tabelle finden Sie unter "Feld-ID (Spaltenüberschrift)". Die Schritte zum Öffnen und Speichern einer .csv-Datei mit OpenOffice Calc finden Sie unter "Öffnen und Speichern von .csv-Dateien mit OpenOffice".

Importieren von Ordnern

Um den Import von Ordnern zu starten, wählen Sie die Option" Ordner importieren" - diesist eine der Optionen in der Liste "Mehr".

Das Dialogfeld "Datei mit zu importierenden Ordnern auswählen" wird angezeigt, um die Auswahl der .csv-Datei zu ermöglichen.

Der Import von Ordnern beginnt, wenn Sie auf " Öffnen" klicken.

Der Importvorgang läuft wie folgt ab:

  • Überprüfen Sie die .csv-Datei auf ihre Richtigkeit.
  • Validieren Sie die Daten:
    • Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Felder ausgefüllt sind.
    • Stellen Sie sicher, dass die Felder gültig sind.
  • Achten Sie darauf, dass die zu importierenden Ordner nicht mit anderen Ordnern kollidieren. Siehe Eindeutigkeitsbeschränkungen in "Validierung eindeutiger Felder".
  • Wenn es keine Fehler gibt, erstellen Sie die Ordner.

Während des Imports wird ein Fortschrittsdialog angezeigt. Wenn keine Fehler vorliegen, wird das Dialogfeld Ergebnisse des Ordnerimports angezeigt, und die Ordner werden im Abschnitt Ordner des Bildschirms Projekte, Listen und Ordner verwalten angezeigt.

Feld-IDs

Hinweis: Eine Liste der Feld-IDs (Spaltenüberschriften) und eine Erklärung ihrer Verwendung finden Sie unter "Feld-ID (Spaltenüberschrift)".

Im ersten Abschnitt der Tabelle sind die Basisfelder aufgeführt, die für jeden Ordner existieren. Einige dieser Felder müssen ausgefüllt werden, andere sind optional.

Im zweiten Abschnitt sind die optionalen Felder aufgeführt, die häufig in Auflistungen zu finden sind. Optionale Felder sind nicht garantiert von Auflistung zu Auflistung gleich

. Hinweis: Optionale Felder werden in DCam im Abschnitt Datensatzbeschreibung angezeigt (siehe Abbildung 4 in "Erstellen der DCam-Auflistung").

Über Feld-IDs

  • Jede Feld-ID ist einzigartig.
  • Es werden nur Feld-IDs importiert, die durch die FEX-Vorlage eines Listings definiert sind.
  • Eine Feld-ID darf nur einmal in der Tabelle erscheinen.
  • Nicht alle Feld-IDs sind erforderlich.

Unbekannte Spalten werden ignoriert. Unbenannte Spalten werden als Fehler gekennzeichnet. Benutzerdefinierte Feld-IDs werden nicht unterstützt.

Fehlerbehandlung Fehlerprotokoll

Wenn Fehler auftreten, werden sie in einem Dialogfeld angezeigt. In der folgenden Tabelle fehlen zum Beispiel mehrere Pflichtfelder:

Der Versuch, diese Datei zu importieren, führt zu den folgenden Fehlern:

Diese Fehlerinformationen werden auch in einer .log-Datei gespeichert. Die Protokolldatei hat den gleichen Namen wie die .csv-Importdatei, wobei "_nn" an den Namen angehängt wird und ".log" als Erweiterung

. Hinweis: nn ist eine Zahl, die bei jedem Importversuch erhöht wird.

Feld-ID (Spaltenüberschrift)

Hinweis: Der Einfachheit halber kann eine Feld-ID mit oder ohne Leerzeichen zwischen den Wörtern, die die Feld-ID bilden, erscheinen. Zum Beispiel kann "Anfangsdatum" auch als "Anfangsdatum:" erscheinen. Dies erleichtert die Lesbarkeit und den Umbruch der Spaltenüberschrift, um schmalere Spalten im Arbeitsblatt zu erhalten.

Datumsfelder

Datumsfelder sind: BeginDate, EndDate, BeginCirca, und EndCirca

  • Nur das BeginDate ist erforderlich.
  • Wenn EndDate angegeben wird, wird ein Datumsbereich gebildet.

  • Bei den Feldern BeginDate und EndDate muss es sich um Textfelder und nicht um ein Datumsfeld einer Tabellenkalkulation
    handeln

    .

  • Die Genauigkeit und das Format für BeginDate und EndDate entsprechen der Norm ISO 8601:
    • JJJJ-einJahr
    • JJJJ-MM -Jahr und Monat
    • JJJJ-MM-TT -Jahr, Monat und Tag

    Hinweis: JJJJ, MM und TT müssen numerisch sein. (Verwenden Sie keine sprachabhängigen Monatsnamen.)

  • BeginCirca und EndCirca geben an, ob es sich um ein genaues oder ein ungefähres Datum handelt. "Ja" oder "Y" bedeutet circa. "Nein", "N" oder "leer" bedeutet genau. Diese Spalten können leer gelassen werden oder ganz weggelassen werden, wenn die Daten genau sind.

Ort

Geben Sie für den Ort die RepID-Nummer des Ortes ein, die im oberen rechten Teil des Ortsfeldes in DCam aufgeführt ist. Um die richtige RepID zu ermitteln, verwenden Sie eine vorhandene DCam, suchen Sie nach dem Ort und verwenden Sie die gefundene ID für den gewünschten Ort. Beispiel:

RepID = 392685 ist Montgomery, Indiana, Vereinigte Staaten

Das Tabellenblatt unterstützt einen vorläufigen Ort, d. h. einen Ort unter der aufgeführten RepID, der noch nicht erstellt wurde. Wenn Sie einen vorläufigen Ort verwenden müssen, verwenden Sie die folgenden Überschriften in der csv-Datei:

  • VorläufigerPlatz
  • ProvisionalPlaceLanguage
  • ProvisionalPlaceType

Art des Dokuments

Für Record Type geben Sie die CVRecordTypeConceptID-Nummer ein - CV steht für Controlled Vocabulary. Diese ID ist in der oberen rechten Ecke des Feldes "Record Type" in DCam aufgeführt.

Um die korrekte CVRecordTypeConceptID zu ermitteln, verwenden Sie DCam, suchen nach dem Record Type und verwenden die ID.

Im obigen Beispiel zeigt die Dropdown-Liste "Record Type " eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten:

Weitere RecordTypes können bei Bedarf hinzugefügt und in CVRecordTypeConcept2 bis CVRecordTypeConcept9 angegeben werden.

Hauptsprache oder zusätzliche Sprachen

Diese Felder geben die Sprachen an, die mit dem Inhalt des Ordners verbunden sind. Für die Primärsprache kann nur 1 Sprache angegeben werden, z. B. Spanisch. Sekundäre Sprachen können null oder mehr Sprachen sein, die durch ein Komma getrennt sind, z. B. Englisch, Italienisch, Portugiesisch.

Gültige Sprachen finden Sie in der Dropdown-Liste Primäre Sprache des Bildschirms zur Erstellung des DCam-Ordners.

Tabelle Validierungen

  • Die Spalten für die Pflichtfelder müssen vorhanden sein.
    • RecordTitle
    • BandID
    • BeginnDatum
    • EndDate
    • ArchivReferenzNummer
    • CVRecordTypeConceptID1
    • RepID
    • PrimaryLanguage
  • Keine doppelten Feld-IDs

Feldüberprüfungen

  • Erforderliche Felder dürfen nicht leer (oder leer) sein.
    • RecordTitle
    • BandID
    • BeginnDatum
    • EndDate
    • ArchivReferenzNummer
    • CVRecordTypeConceptID1
    • PrimaryLanguage
  • Datumsfelder müssen gültig sein.
    • BeginDate und EndDate müssen als ISO-8601-Datum geparst werden können.
    • Muss ein gültiges Datum sein. Zum Beispiel sind 1950-14 und 1950-02-31 keine gültigen Daten.
    • EndDate muss nach oder gleich dem BeginDate liegen und darf nicht in der Zukunft liegen.
    • BeginCirca und EndCirca müssen leer oder einer der definierten Werte sein.
  • PrimaryLanguage oder AdditionalLanguages müssen gültig sein.

Eindeutige Feldvalidierungen

  • Die Kombination aus RecordTitle, VolumeID und Date-Fields muss eindeutig sein. Die Eindeutigkeit wird für alle zum Projekt gehörenden Ordner in der DCam-Datenbank geprüft

    . a) für alle Ordner, die importiert werden sollen, b) für alle bereits in der Datenbank vorhandenen Ordner.

  • ArchivReferenzNummer
    • Falls angegeben, muss er eindeutig sein.
    • Wenn keine Referenznummer angegeben wurde oder keine Referenznummer existiert, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Keine Archivreferenznummer unterhalb des Textfeldes.
    • Die Eindeutigkeit wird anhand aller zum Projekt gehörenden Ordner in der DCam-Datenbank geprüft.

Das Dcam-Listing erstellen

Titel des Datensatzes, Bezeichnung des Bandes und Datum sind Pflichtfelder. Die Felder Archivreferenznummer, Ort, Sprache und Datensatztyp (siehe unten) sind ebenfalls erforderlich.

Die Dropdown-Listen für Datensatztyp und Datensatzqualifizierer sind mit der Datensatzkategorie verbunden.

Die fakultativen Felder werden oben angezeigt.

Öffnen und Speichern von .Csv-Dateien mit OpenOffice

Speichern eines OpenOffice Calc-Arbeitsblatts als csv-Datei (kodiert in UTF8)

  1. Erstellen Sie ein Arbeitsblatt.
  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter.
  3. Vergewissern Sie sich im Dialogfeld "Datei speichern", dass die folgenden Optionen eingestellt sind.
    1. Speichern als Typ = Text CSV (.csv) (*.csv)
    2. Filtereinstellungen bearbeiten = markiert
  4. Wenn das folgende Dialogfeld angezeigt wird, wählen Sie Aktuelles Format beibehalten, um die Datei als csv-Datei zu speichern.
  5. Vergewissern Sie sich im Dialogfeld Export von Textdateien, dass die folgenden Optionen eingestellt sind:
    1. Zeichensatz = Unicode (UTF-8)
    2. Feldbegrenzer = , (Komma)
    3. Textbegrenzer = " (doppeltes Anführungszeichen)
    4. Zellinhalt wie angezeigt speichern = markiert

Verwenden von OpenOffice Calc zum Öffnen oder Bearbeiten einer vorhandenen csv-Datei (in UTF8 kodiert)

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen.
  2. Wählen Sie die csv-Datei aus.
  3. Stellen Sie im Dialogfeld Textimport sicher, dass die folgenden Optionen eingestellt sind.
    • Zeichensatz = Unicode (UTF-8)
    • Von Zeile = 1
    • Getrennt durch = ausgewählt
      • Komma = geprüft
      • Textbegrenzer = " (doppeltes Anführungszeichen)
      • Zitiertes Feld als Text = angekreuzt
  4. Drücken Sie OK.
  5. Bearbeitungen vornehmen.
  6. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern.
  7. Wenn das folgende Dialogfeld angezeigt wird, wählen Sie Aktuelles Format beibehalten, um die Datei als csv-Datei zu speichern.

Importieren von Bildern nach dem Importieren von Ordnern

Um Bilder nach dem Import von Ordnern zu importieren, erstellen Sie mehrere Ordner in einer Tabelle und importieren Sie dann Bilder in die erstellten Ordner.

Überblick

Mit der Funktion "Ordner importieren" können viele Ordner in einem einzigen Schritt anhand von Daten in einer Kalkulationstabelle erstellt werden. Diese Funktion wurde dahingehend erweitert, dass nun für jeden Ordner ein Verzeichnis mit Bildern angegeben werden kann. Nach der Erstellung der Ordner beginnt DCam mit dem Import der Bilder in die neu erstellten Ordner.

Festlegen der Bildquelle

Im Folgenden finden Sie eine Beispieltabelle, die den Inhalt einer .csv-Datei eines Importordners darstellt. Die Spalte ImageImportSource gibt das Verzeichnis an, das die Bilder enthält, die dem Ordner zugeordnet werden sollen. Dieses Verzeichnis muss existieren und Bilder enthalten.

Wenn diese Tabelle importiert wird, wird jeder Ordner erstellt. Anschließend wird für jeden Ordner mit einem ImageImportSource-Verzeichnis eine Importaktion erstellt und in die DCam-Importwarteschlange gestellt.

Nachdem die Ordner und die Importaktionen erstellt wurden, wird das Dialogfeld "Import Folders Results" angezeigt.

Bild-Import

Der DCam-Importer beginnt mit dem Importieren von Bildern in Ordner, sobald die erste Importaktion in die Warteschlange gestellt wird. Die einzelnen Importvorgänge werden nacheinander abgearbeitet, bis alle abgearbeitet sind.

Spaltenüberschriften und Optionen

In der folgenden Tabelle werden die Spaltenüberschriften und Optionen für den Bildimport beschrieben:

Beispiel :