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Einleitung
In dieser Lektion werden die folgenden Themen behandelt:
- Projekte, Verzeichnisse und Ordner
- Auswahl eines Eintrags
- Erstellen eines neuen Ordners
Bevor Sie digitale Bilder aufnehmen können, müssen Sie einen Ordner erstellen, in dem Sie die Bilder organisieren und verfolgen können. Dieser Ordner enthält auch die Metadaten , die sie beschreiben. Zu den Metadaten gehören Informationen wie Daten, Orte und Aufzeichnungsarten.
Klicken Sie auf der Startseite der DCam-Software auf Projekte, Listen und Ordner verwalten. Der Bildschirm "Projekt", "Listen" und "Ordner" wird angezeigt und ist in 3 Bereiche unterteilt. Neben jedem Abschnitt gibt es ein Menü mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten.
Projekte
Der obere linke Bereich ist das Projektgebiet. Projekte beziehen sich auf alle Aufzeichnungen, die im Vertrag zwischen dem Verwahrer der Aufzeichnungen und FamilySearch vereinbart wurden. Die Projekte werden von der Zentrale erstellt. In diesem detaillierten Vertrag wird festgelegt, welche Dokumente erfasst werden sollen.
Abhängig von der Version der DCam-Software, die Sie verwenden, gibt es 2 Arten von Projekten, die Sie im Projektbereich finden können. In den nächsten Jahren wird es eine Umstellung der Softwareversionen geben.
Die meisten Archivseiten arbeiten im Standardmodus. Im Laufe der Zeit werden alle Websites in den Online-Modus übergehen, der gemeinhin als Infinity-Modus bezeichnet wird. Wenn Ihre Website noch nicht in den Online-Modus migriert ist, sehen Sie einen blauen Balken am oberen Rand des DCam-Bildschirms. Nachdem Ihre Website in den Onlinemodus gewechselt ist, sehen Sie einen grünen Balken am oberen Rand Ihres Bildschirms. Wenn es an der Zeit ist, zu migrieren, wird Ihr Vorgesetzter oder Bereichsleiter Sie informieren.
Projekte, die für den Standardmodus erstellt wurden, sehen anders aus als solche, die für den Online-Modus erstellt wurden. Standardprojekte verwenden eine Namenskonvention wie 18-1548_OH-US. Die Zahlen und Buchstaben des Namens werden wie folgt dargestellt:
- Die Zahl 18 steht für das Jahr des Vertragsabschlusses.
- Die Nummer 1548 ist eine eindeutige Kennung.
- Die Buchstaben OH stehen für den Bundesstaat Ohio.
- Die Buchstaben US stehen für United States.
Projekte sehen anders aus, wenn sie in den Online-Modus übergegangen sind. Der Online-Modus verwendet ein Nummerierungssystem wie MMMM 3M9.
Ihr Archiv kann im Standardmodus mit Projekten beginnen, die nach der Standardmethode aufgelistet sind. Wenn Sie zum Übergang aufgefordert werden, nachdem Sie alle Standardprojekte abgeschlossen haben, werden Ihnen nur noch Online-Projekte zugewiesen. Obwohl Sie Ihre früheren Projekte im Standardmodus im Projektordner sehen, können Sie diese nicht markieren oder darauf zugreifen.
Inserate
Der obere rechte Bereich enthält Listen. Nachdem Sie ein Projekt markiert haben, werden seine Einträge hier angezeigt. Listings werden ebenfalls von der Zentrale erstellt und sind im Grunde genommen kleinere Teile des ursprünglichen Projekts. Das Projekt kann z. B. alle lebenswichtigen Aufzeichnungen umfassen, die dann in Auflistungen von Geburts-, Heirats- und Sterbedaten nach Datum, Umfang und anderen Faktoren unterteilt werden, je nachdem, wie der Verwahrer die Aufzeichnungen organisiert hat.
Um zu bestimmen, welche Auflistung Sie wählen, halten Sie die Gruppe von Dokumenten bereit, die Sie erfassen möchten. Finden Sie heraus, auf welche der Listen sie passen, und überprüfen Sie diese Dokumente auf die Art der Aufzeichnung, den Umfang, das Datum und andere Faktoren, die sie definieren. Nachdem Sie den richtigen Eintrag markiert haben, wechseln Sie zum Abschnitt Ordner.
Ordner
Der untere Bereich ist für Ordner vorgesehen. Sie werden für die Erstellung von Ordnern und die Erfassung der darin enthaltenen Bilder verantwortlich sein. Die detaillierten Informationen, die Sie in das Feld
des Ordners eingeben, bilden die beschreibenden Informationen, die als Metadaten bezeichnet werden. Die Metadaten werden angezeigt, wenn die Bilder auf der FamilySearch-Website veröffentlicht werden.
Eine Möglichkeit zur Veranschaulichung von Projekten, Listen und Ordnern ist ein Aktenschrank im Büro.
- Das Projekt kann mit dem Aktenschrank als Ganzes verglichen werden.
- Die Auflistungen sind vergleichbar mit den Schubladen eines Aktenschrankes. Sie helfen dabei, alle Elemente im Aktenschrank in kleineren, durchsuchbaren Gruppen zu organisieren.
- Natürlich können die digitalen Ordner mit Aktenordnern verglichen werden. Sie stehen für bestimmte Datensätze, die in einem größeren Aktenfach abgelegt werden.
Es kann vorkommen, dass Sie feststellen, dass die Listen nicht alle physischen Unterlagen abdecken. Es kann sein, dass Sie vom Verwalter gebeten werden, Datensätze zu erfassen, oder dass Sie sogar Datensätze identifizieren, von denen Sie glauben, dass sie für FamilySearch von Nutzen sein könnten, die aber nicht in eines der Verzeichnisse passen. Die Erfassung von Aufzeichnungen außerhalb der dokumentierten Listen kann zu einem rechtlichen Problem führen, das mit unserer vertraglichen Vereinbarung mit dem Verwahrer der Aufzeichnungen zusammenhängt.
Im Folgenden finden Sie Beispiele für Listen, die zu einem rechtlichen Problem führen können:
- Sie haben vielleicht 3 Bände mit Geburtenaufzeichnungen, aber nur Band 2 und Band 3 sind durch Listen abgedeckt.
- Sie finden Vormundschaftsunterlagen für einen Bezirk, dessen Daten zwischen 1900 und 1910 liegen, aber die Liste umfasst nur die Jahre zwischen 1900 und 1905. Die Jahre 1906 bis 1910 sind nicht in einer Liste erfasst.
Sie sollten eine Auflistung nicht ändern, um einen größeren Datumsbereich oder eine größere Anzahl von Bänden oder andere Informationen abzudecken. In beiden Fällen müssen Sie eine neue Auflistung beantragen.
Ein Antrag auf eine neue Auflistung muss mit Ihrem Vorgesetzten oder Bereichsleiter besprochen und von diesem genehmigt werden. Der Antrag durchläuft einen Prüfprozess durch die Rechtsabteilung und das operative Team, bevor er genehmigt oder abgelehnt werden kann.
Je nachdem, welche Version der DCam-Software Sie verwenden, gibt es 2 Möglichkeiten, einen Antrag auf einen neuen Eintrag zu erstellen:
- Option 1: Die Standardversion ist am einfachsten an einem blauen Balken am oberen Bildschirmrand zu erkennen. Schlagen Sie diese Listen über Ihren Vorgesetzten oder Bereichsleiter vor, indem Sie einen Antrag auf eine Liste stellen, die die Informationen enthält, die Sie erfassen möchten. Der Vorgesetzte wird Ihren Antrag an die Zentrale weiterleiten und sich nach einer Entscheidung wieder bei Ihnen melden. Wenn der Antrag genehmigt wird, erhalten Sie von Ihrem Vorgesetzten das Passwort, das Sie zur Erstellung des Eintrags benötigen.
- Option 2: Die Online-Version ist am einfachsten an einem grünen Balken am oberen Bildschirmrand zu erkennen. Das Verfahren zur Erstellung eines neuen Eintrags unterscheidet sich geringfügig vom Standardmodus. Klicken Sie im Menü neben dem Auflistungsfeld auf dem Bildschirm Projekte, Auflistungen und Ordner auf Erstellen. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Speichern , um den Antrag an die Zentrale zu übermitteln. Bevor Sie die Genehmigung im Online-Modus erhalten, können Sie Bilder für ein neues Angebot aufnehmen, das Sie beantragt haben.
Hinweis: Wenn der Antrag abgelehnt wird, können die Ordner und Bilder, die Sie im neuen Angebot erfasst haben, nicht in den operativen Prozess aufgenommen werden. Ihr Computersystem wird die Ordner und ihre Bilder nicht schließen und transportieren.
Unter Verwendung der vorherigen Beispiele von Einträgen, die ein rechtliches Problem verursachen könnten, könnte Band 1 im ersten Beispiel von dem FamilySearch-Mitarbeiter vergessen worden sein, der die Eintragsdaten eingegeben hat. Die Aufnahme dieser Bilder ist notwendig. In diesem Fall würde der neue Eintrag genehmigt und die Bilder, die Sie in den darin enthaltenen Ordnern erfasst haben, würden akzeptiert.
Im zweiten Beispiel wurden die Daten zwischen 1906 und 1910 möglicherweise bereits erfasst. Der von Ihnen vorgeschlagene Eintrag ist nicht erforderlich. In diesem Fall würde der Eintrag abgelehnt werden. Alle Arbeiten, die Sie unter diesem Eintrag gemacht haben, würden nicht akzeptiert werden.
Am besten beginnen Sie mit der Erstellung von Ordnern und der Erfassung von Bildern innerhalb eines aktuellen Eintrags, der keinen Genehmigungsprozess erfordert. Auf diese Weise können Sie problemlos Ordner erstellen und Bilder erfassen, während Sie auf die Genehmigung der von Ihnen vorgeschlagenen Angebote warten.
Die grundlegendste digitale Gruppe von Datensätzen, mit der Sie arbeiten werden, ist ein digitaler Ordner. Jeder digitale Ordner wird auf der Grundlage einer archivarischen Einheit definiert, d. h. der kleinsten natürlichen Gruppe von Dokumenten, mit denen Sie arbeiten.
Eine archivarische Einheit kann ein einzelnes Objekt (ein Buch) oder etwas sein, das Sie mit einer Hand in die Hand nehmen können (ein Ordner). Ein Ordner mit Sterbeurkunden aus einem Jahr für einen einzigen Bezirk ist beispielsweise eine archivarische Einheit und würde einen digitalen Ordner definieren.
Auch wenn ein Karteikasten scheinbar Dinge zusammenfasst, wäre ein Karteikasten, der mehrere Nachlasspakete enthält, keine archivische Einheit. Jedes einzelne Nachlasspaket innerhalb der Box würde die kleinste natürliche Gruppe bilden. Einzelne Nachlasspakete würden eine archivarische Einheit bilden und einen eigenen digitalen Ordner definieren.
Jedes Mal, wenn Sie einen digitalen Ordner erstellen, werden die Informationen aus dem Verzeichnis automatisch in den Ordnerbildschirm eingefügt. Eine Auflistung ist nur ein kleiner Ausschnitt aus dem Projekt. Das Projekt ist sehr breit gefächert und enthält Datenträgerbereiche, Datumsbereiche und Datensatzarten, die nicht spezifisch für die zu erfassenden Dokumente sind. Die Informationen in der Mappe müssen geändert werden, damit sie für die Archivierungseinheit spezifisch sind. Dadurch wird sichergestellt, dass der digitale Ordner eindeutig ist.
Sobald Sie das richtige Projekt und den richtigen Eintrag aus dem Menü auf der linken Seite des Ordnerbereichs ausgewählt haben, führen Sie die folgenden Schritte aus, um die einzelnen Felder einzugeben oder zu ändern
:Schritt 1: Klicken Sie auf Erstellen. Der Bildschirm "Ordner" wird angezeigt.
Schritt 2: Lassen Sie das Feld "Informationen aus Ordner verwenden" am oberen Rand des Bildschirms leer, es sei denn, Sie müssen die Informationen für diese Auflistung erneut eingeben.
Hinweis: Unter Umständen müssen Sie die Informationen in diesem Feld ändern.
Schritt 3: Geben Sie in das Feld "Titel des Datensatzes" den beschreibenden Titel ein, der der Archiveinheit zugewiesen wurde, z. B. den Namen auf dem Buchrücken.
Schritt 4: Geben Sie in das Feld Bandbezeichnung den Buchstaben, die Zahl oder das Sonderzeichen zur Identifizierung der Archiveinheit ein. Beispiele sind die Zahl 3 oder die römische Ziffer III.
Hinweis: Geben Sie keine Bezeichnungen wie Vol oder Box, Daten oder Orte ein. Wenn es keinen Datenträgertyp gibt, geben Sie in dieses Feld 3 Bindestriche ein (- - -).
Schritt 5: Verwenden Sie im Datumsfeld Einträge, die für die zu erfassende Archivierungseinheit spezifisch sind. Dazu gehört auch, wann die Ereignisse aufgezeichnet oder die Dokumente erstellt wurden. Um die Daten so zu ändern, dass sie den Datumsbereich der Archivierungseinheit widerspiegeln, klicken Sie auf den Pfeil neben dem entsprechenden Jahresfeld.
Hinweis: In der Regel handelt es sich bei den Daten um ganze Jahresbereiche. Wenn sich die Aufzeichnungen auf das gesamte Jahr 1837 beziehen, geben Sie in das erste Datumsfeld 1837 und in das zweite Datumsfeld 1837 ein. Wenn das Datum mehrere Jahre umfasst, z. B. 1837 bis 1840, geben Sie in das erste Datumsfeld 1837 und in das zweite 1840 ein.
Hinweis: Monate sollten nur verwendet werden, wenn sich die archivierte Einheit über Teiljahre erstreckt. Ein Beispiel dafür ist der Zeitraum von Februar 1837 bis Juni 1838. Wenn das Monatsfeld nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Monat, um das Monatsfeld anzuzeigen.
Schritt 6: Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um eine Auswahl zu treffen.
Hinweis: Tage werden nur hinzugefügt, wenn sich die Archivierungseinheit über Teilmonate erstreckt. Ein Beispiel für die Angabe von Tagen ist der Datumsbereich vom 1. Juni 1837 bis zum 15. Juni 1837. Wenn das Feld Tage nicht angezeigt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Tag, um das Feld Tage anzuzeigen.
Hinweis: Die Abkürzung Ca. bedeutet circa (oder ungefähr).
Schritt 7: Wenn die Informationen nicht auf den Dokumentenbehältern vermerkt sind, suchen Sie die einzelnen Daten oder Datumsbereiche auf den Dokumenten selbst. Sobald Sie ein Datum eingeben, wird das Kontrollkästchen Diese Daten sind als korrekt bestätigt automatisch aktiviert.
Hinweis: Wenn die Datumsfelder korrekt sind, da sie automatisch aus der Liste ausgefüllt wurden, müssen Sie sie nicht ändern . Möglicherweise müssen Sie das Kästchen manuell ankreuzen.
Schritt 8: Geben Sie die Referenznummer des Archivs ein, wenn Sie von der Aufbewahrungsstelle eine erhalten haben. Dies ist eine eindeutige Nummer, mit der die Verwahrer ihre Unterlagen identifizieren und verfolgen können. Standardmäßig wird für dieses Feld eine Archivreferenznummer auf der Grundlage der von Ihnen bereits ausgefüllten Felder generiert (ein Prozess, der als Verkettung bezeichnet wird).
Beispiel: Für verspätete Geburten, Band 22 im Jahr 1837 wird die Software den Titel des Datensatzes, die Bandbezeichnung und die Datumsfelder verketten, um den Eintrag Verspätete Geburten_22_1837 zu erstellen
.Schritt 9: Bereiten Sie die Eingabe von Informationen in das Ortsfeld vor. Das Feld "Ort" wird aus der Liste ausgefüllt, kann aber zu allgemein sein. Sie müssen sicherstellen, dass der Ort in dem Feld die betreffenden Datensätze sehr genau wiedergibt.
Beispiel: Wenn die Auflistung für den Staat Utah gilt, müssen Sie die Datensätze überprüfen und herausfinden, welche Stadt und welcher Bezirk abgedeckt sind, und dann diese Details hinzufügen.
Schritt 10: Um Informationen in das Ortsfeld einzugeben, beginnen Sie mit der Eingabe in das Feld. Es wird ein Dropdown-Menü angezeigt, aus dem Sie eine Auswahl treffen können. Der Ort, den Sie auswählen, muss so genau wie möglich sein. In den folgenden Ausführungen wird dies näher erläutert:
- Der Name einer Gemeinde ist detaillierter als der einer Stadt.
- Der Name einer Stadt ist detaillierter als der eines Bezirks.
- Der Name eines Bezirks ist detaillierter als der eines Bundeslandes.
Hinweis: Obwohl der Ort so detailliert wie möglich angegeben werden sollte, sollten Sie darauf achten, dass Sie keine Änderungen vornehmen, die dazu führen, dass der Ordner nicht mehr mit der Liste übereinstimmt.
Beispiel 1: Beginnen Sie mit der Eingabe von Salt Lake in das Ortsfeld. Das System generiert Optionen im Dropdown-Menü, aus denen Sie z. B. Salt Lake City, Salt Lake County, Utah, Vereinigte Staaten (1896-Gegenwart) auswählen können.
Beispiel 2: Wenn die Daten in den Aufzeichnungen vor 1896 liegen, wählen Sie Salt Lake, Utah Territory, Vereinigte Staaten (1850-1896).
Hinweis: Achten Sie bei der Auswahl aus dem Menü auf alle bestimmenden Faktoren in den Aufzeichnungen, z. B. wann die Orte gegründet wurden.
Wenn eine Änderung des Ordners dazu führt, dass er nicht mehr mit der Auflistung übereinstimmt, ist die von Ihnen verwendete Auflistung wahrscheinlich nicht korrekt. Wenn dies der Fall ist, löschen Sie den Ordner, suchen Sie den richtigen Eintrag und beginnen Sie erneut mit der Erstellung des Ordners.
Wenn Sie den gewünschten Ort nicht finden, können Sie einen vorläufigen Ort hinzufügen, indem Sie auf Bestimmten Ort hinzufügen klicken. Wenn Sie diese Option verwenden, wird ein Dialogfeld angezeigt, in das Sie die Informationen eingeben können. Der Standort bleibt vorläufig, bis er von der Zentrale bestätigt wird. Wenn der Ort nicht bestätigt wird, werden Sie aufgefordert, Änderungen an der Ortsangabe vorzunehmen und die Bilder erneut zu senden.
Schritt 11: Die Sprachfelder werden normalerweise von FamilySearch ausgefüllt. Die Hauptsprache sollte die in den Dokumenten am häufigsten verwendete Sprache sein. Wenn Sie andere Sprachen in den Dokumenten finden, können Sie diese im Feld Andere Sprachen hinzufügen, indem Sie sie aus den Dropdown-Menüs auswählen.
Hinweis: Namen von Personen in einer anderen Sprache gelten nicht als andere Sprache.
Schritt 12: Wenn Sie mit der Eingabe im Feld Datensatztyp beginnen, wird ein Dropdown-Menü angezeigt. Wählen Sie die spezifischste Beschreibung, die Sie für die Art der Aufzeichnungen finden können.
Beispiel: Wenn die automatisch ausgefüllte Beschreibung "Nachlass" lautet, die Aufzeichnungen aber Vormundschaftsaufzeichnungen sind, müssen Sie einen besseren Eintrag wählen. Wählen Sie die Art der Aufzeichnung so detailliert wie möglich. Beginnen Sie mit der Eingabe von " Nachlass" und es wird eine Liste mit Auswahlmöglichkeiten angezeigt. In diesem Fall lautet die beste Wahl unter Nachlass: Legal Record, Court Record, Probate Record, Probate Guardianship.
Schritt 13: Der Bereich mit dem Titel Other Information ermöglicht die Kommunikation mit unseren Bildqualitätsteams, den operativen Teams und unseren Gästen. Wählen Sie die beschreibenden Tags aus, die den Zustand der Dokumente identifizieren und wie sich dieser Zustand auf die Qualität der erfassten Bilder auswirkt.
Schritt 14: Markieren Sie im Feld "Verfügbare Tags" auf der linken Seite eine Beschreibung, z. B. "enge Bindung" oder "schlechte Kopie des Originals".
Schritt 15: Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Doppelpfeil zwischen den beiden Feldern. Das beschreibende Tag wird im Feld "Ausgewählte Tags" auf der rechten Seite des Bildschirms angezeigt.
Hinweis: Die Verwendung der verfügbaren Tags bedeutet, dass die Mehrheit der Dokumente des Ordners das Qualitätsproblem aufweist, das die Tags beschreiben. Wenn nur einige wenige Dokumente ein Problem haben, verwenden Sie diese Funktion nicht, sondern kennzeichnen Sie diese Bilder einzeln, wenn Sie sie erfassen.
Schritt 16: Im Feld "Ordnerkommentare" können Sie zusätzliche Informationen über den Zustand der physischen Gruppe von Dokumenten angeben, die für die Suchfunktion des Gastes von Bedeutung sind.
Beispiel: Wenn einige Seiten leer sind, geben Sie einen Kommentar ein, der in etwa lautet: Die Bilder 50-74 waren leer und wurden daher nicht erfasst. Wenn die Bescheinigungen nicht in numerischer Reihenfolge vorliegen, geben Sie dies als Kommentar an. Geben Sie einen Kommentar zu allem ab, was die Erfahrung der Gäste bei der Suche nach ihren Vorfahren beeinträchtigen könnte.
Geben Sie keinen Kommentar zu den folgenden Bedingungen ab:
- Probleme mit Dokumenten, die auf den Bildern offensichtlich sind.
- Die Größe der Dokumente.
- Dass die Dokumente in einem Buch stehen.
- Andere ähnliche Informationen.
Schritt 17: Wenn alle Informationen im Ordnerbildschirm korrekt erfasst wurden, klicken Sie auf Speichern und Erfassen.
Schritt 18: Sie können nun Ihre Kamera kalibrieren, falls Sie dies noch nicht getan haben, oder Sie können mit der Aufnahme von Bildern beginnen.
Lernerfahrungen
Aktivität 1: Überprüfen Sie Ihr Verständnis
- Wie viele Arten von Projekten finden sich in der Rubrik Projekte?
- Definieren Sie in Ihren eigenen Worten die folgenden Punkte:
- Projekte
- Inserate
- Ordner