Schicken Sie die externe Festplatte am Ende jeder Woche (beziehungsweise je nach Anweisung Ihres Vorgesetzten) an das Einlese-Center, dem Ihr Projekt zugewiesen ist.
Hinweis: Der Speicher auf der externen Festplatte muss nicht voll ausgeschöpft sein. Es empfiehlt sich, die externe Festplatte jeden Freitag zu verschicken, damit die Einlese-Standorte gleichmäßig mit Arbeit versorgt sind.
Schritt 1: Entfernen Sie die externe Festplatte sicher vom Computer, indem Sie ihn herunterfahren und den Abschluss aller Aktivitäten erzwingen.
Schritt 2: Legen Sie die externe Festplatte in den schwarzen Pelican-Versandbehälter.
Schritt 3: Wenn Sie ein Versandunternehmen wie FedEx, UPS oder DHL nutzen, bringen Sie den Versandaufkleber am Paket an. Wenn Sie in den Vereinigten Staaten sind, verwenden Sie das Versandetikett „FedEx Billable Stamp“. Normalerweise enthält der Versandbehälter bei jeder Sendung, die Sie erhalten, ein Versandetikett von FedEx.
Hinweis: Für manche Länder ist ein örtlicher Zustelldienst wie DHL zugelassen. Wenn Sie Fragen dazu haben, welcher Zustelldienst zugelassen ist, wenden Sie sich an Ihren Vorgesetzten.
Schritt 4: Geben Sie den Karton bei einem zugelassenen Zustelldienst ab oder treffen Sie andere Vorkehrungen für die Abholung im Archiv.
Schritt 5: Wenn Sie das Paket nicht mit FedEx versenden, bewahren Sie den Beleg für den Versand, den Sie vom Kurierdienst erhalten, zwecks Kostenerstattung auf.
Näheres zu Datenträgernummern
Das System weist allen neuen Ordnern, die in der gleichen Woche innerhalb eines Projekts aufgenommen und mit derselben externen Festplatte verschickt werden, dieselbe Datenträgernummer zu. Die Datenträgernummer ist auch im DOR aufgeführt.
Wenn ein bereits versendeter Ordner aufgrund von Nachbearbeitungsaufträgen, Qualitätsmängeln bei den Aufnahmen oder aus anderen Gründen noch einmal verschickt werden muss, wird dem Ordner dieselbe Datenträgernummer zugewiesen. Um die neue Ordnerlieferung von der ursprünglichen unterscheiden zu können, wird für den erneuten Versand automatisch eine weitere Nummer generiert und an die erste Datenträgernummer des Ordners angehängt. Zum Beispiel: Wenn die erste Datenträgernummer für einen Ordner 63 war und dieser nach der Überarbeitung noch einmal verschickt wird, ändert sich die Datenträgernummer in 63-1. Sollte er später ein drittes Mal verschickt werden, ändert sich die Datenträgernummer in 63-2.
Wann eine Datenträgernummer geändert werden muss
In den folgenden Fällen muss die Datenträgernummer geändert werden:
- Sie wechseln Computer. Wenn Ihr Arbeitsplatzrechner beispielsweise gestohlen wurde oder nicht mehr funktioniert.
- Zwei Kameranutzer arbeiten am selben Projekt. Beide Kameranutzer müssen sich vergewissern, dass eine Datenträgernummer in einem Projekt nicht doppelt vergeben wird.
- Sie verschicken die externe Festplatte nicht wöchentlich. Wenn der Kameranutzer die externe Festplatte nicht wöchentlich verschickt, wird möglicherweise nicht die richtige Datenträgernummer zugewiesen. Wenn die letzte Datenträgernummer zum Beispiel 10 war, muss der Kameranutzer sicherstellen, dass die Datenträgernummer für die nächste Festplatte 11 lautet.
Eine Datenträgernummer ändern
So ändern Sie eine Datenträgernummer:
Schritt 1: Überlegen Sie, was die neue Datenträgernummer sein sollte. Die neue Datenträgernummer sollte eine Nummer höher als die letzte Nummer sein.
Hinweis: Die Nummer ist auch auf dem DOR zu finden, der auf Ihrem Arbeitsplatzrechner abgespeichert ist. Bei Bedarf kann sich Ihr Vorgesetzter an das Team für Aufnahmequalität (Image Quality) wenden, um die letzte Datenträgernummer in Erfahrung zu bringen.
Schritt 2: Öffnen Sie das Dialogfenster Ordner auf externe Festplatte übertragen.
Schritt 3: Klicken Sie in der Spalte für die Datenträgernummer auf den Aufwärts- oder Abwärtspfeil, um die Nummer in die nächste zu ändern. War die letzte Datenträgernummer beispielsweise 5, ändern Sie die Nummer in 6.
Schritt 4: Wenn ein Ordner bereits auf die externe Festplatte übertragen wurde oder erneut versandt werden muss, kehren Sie zum Bildschirm „Ordner“ zurück und klicken bei den Ordnern, deren Datenträgernummern geändert werden müssen, auf Erneut auf der externen Festplatte öffnen.
Schritt 5: Ändern Sie nur die erste falsche Datenträgernummer. Das System weist anhand der korrigierten Nummer alle folgenden Datenträgernummern zu. Eine Warnmeldung wird angezeigt. Um die Datenträgernummer zu ändern, klicken Sie auf Datenträgernummer ändern.
Hinweis: Sobald eine Datenträgernummer für eine Sendung geändert wurde, kann sie nicht noch einmal geändert werden.
Schritt 6: Klicken Sie auf Ordner auf externe Festplatte übertragen. Das System speichert die aktualisierte Datenträgernummer.
Listen und Projekte abschließen
Schritt 1: Wenn Sie alle Dokumente aus dem Archiv abgelichtet und bewertet haben, die einer bestimmten Liste zugeordnet sind, öffnen Sie den Bildschirm Projekte, Listen und Ordner verwalten. Klicken Sie im Abschnitt Listen auf den Namen der Liste und dann auf Abschließen.
Hinweis: Wenn eine Liste bereits als abgeschlossen markiert wurde, aber das Projekt noch offen ist, kann die Liste im Bildschirm für Projekte, Listen und Ordner wieder geöffnet werden. Dazu markieren Sie die Liste im Ordner und klicken auf Erneut öffnen.
Schritt 2: Wenn Sie alle Dokumente aus dem Archiv für alle Listen innerhalb eines Projekts abgelichtet haben, öffnen Sie den Bildschirm für Projekte, Listen und Ordner. Klicken Sie im Abschnitt Projekte auf den Namen des Projekts und dann auf Abschließen.
Hinweis: Markieren Sie ein Projekt erst nach Absprache mit Ihrem Vorgesetzten als abgeschlossen.
Bericht für den Nutzer der Digitalkamera (DOR)
In diesem Bericht werden alle versendeten Ordner nach Titel, Band und Datum aufgeführt. Darin steht auch die Gesamtzahl aller Aufnahmen und die Gesamtzahl der Klicks für die einzelnen Ordnerarten (neue, überarbeitete und erneut versendete Ordner). Ein Ordner, dessen Aufnahmen beispielsweise im Modus für doppelseitige Aufnahmen erstellt wurden, hat zweimal so viele Aufnahmen wie Klicks.
Wenn mehrere Kameranutzer dieselbe Kamera verwenden, enthält der Bericht für jeden Kameranutzer die Anzahl der Ordner, der Aufnahmen und der Klicks. Der Ordner ist dem Nutzer zugeordnet, der die letzte Aufnahme erstellt hat.
Den Bericht für den Nutzer der Digitalkamera ausdrucken und speichern
Schritt 1: Klicken Sie auf der Startseite auf Versandverlauf ansehen.
Schritt 2: Klicken Sie in der Spalte für die Datenträgernummer, die angezeigt werden soll, auf Anzeigen.
Schritt 3: Wenn Sie für das Archiv ein Exemplar ausdrucken möchten, klicken Sie auf Drucken.
Schritt 4: Um eine Kopie zu speichern, klicken Sie auf Speichern.
Schritt 5: Wählen Sie einen Speicherort auf Ihrem Arbeitsplatzrechner aus, wo Sie den Bericht speichern möchten.
Schritt 6: Geben Sie dem Bericht einen Namen in folgendem Format:
- dor; _ (Unterstrich); Name des Projekts _ (Unterstrich); Nummer der externen Festplatte _ (Unterstrich); Datum im Format JJJJMMTT _ (Unterstrich); Nummer des Kameranutzers
- Zum Beispiel: dor_NYOR0804D_048_20090403_7081
Schritt 7: Klicken Sie auf Speichern und schließen.