Ordner bestimmen die grundlegende Ebene aller archivierten Aufzeichnungen, mit denen Sie arbeiten. Sie erstellen Ordner, um die Metadaten zu erfassen, also die beschreibenden Angaben, die den einzelnen Dokumenten zugeordnet sind. Zu diesen Informationen gehören Datensatztitel, Umschlag Markierung, Band, Datum, Ort und Datensatztyp.
Verwenden Sie das Bild Ordnerinformationen, um die beschreibenden Informationen (Metadaten), die mit einem Ordner verknüpft sind, einzugeben oder zu überarbeiten. Der Bildschirm Ordnerinformationen wird automatisch geöffnet, wenn Sie einen neuen Ordner erstellen. Um auf Metadaten für einen vorhandenen Ordner zuzugreifen, wählen Sie einen Ordner aus und klicken Sie im Abschnitt Ordner des PLF Bildschirms auf Informationen.
Wenn das Datum, der Ort oder der Datensatztyp des Ordners außerhalb des Bereichs der nächsthöheren Zusammenfassung liegt, wird um das Datenfeld herum ein Fehlerfeld angezeigt. Um eine Beschreibung des Problems anzuzeigen, bewegen Sie den Mauszeiger über das Feld. DCam verhindert, dass Sie den Ordner speichern, bevor die nicht konformen Daten korrigiert sind.
Anmerkung: Wenn Sie die Metadaten des Ordners ändern, stellen Sie sicher, dass alle jene Bilder im Ordner gelöscht sind, die nicht mehr zu der Auflistung passen.
Abschnitte:
Bildschirmfelder für Ordnerinformationen
Überprüfen und Korrigieren von Ordnerinformationen
Löschen eines Ordners
Verschieben von Ordnern
null
Die Felder im Bildschirm „Angaben zum Ordner“
Nachfolgend sind die Felder im Bildschirm „Angaben zum Ordner“ beschrieben. Wenn Sie beim Eintragen von Angaben Hilfe benötigen, können Sie sich die QuickInfo anzeigen lassen, indem Sie den Mauszeiger über den Namen eines Feldes mit Angaben zum Ordner halten. Die QuickInfo enthält Richtlinien für das richtige Ausfüllen der einzelnen Felder.
Angaben aus Ordner verwenden
Mit dem Feld „Angaben aus Ordner verwenden“ können Sie sich den Aufwand sparen, in neuen Ordnern, die solchen unter derselben Liste ähneln, immer wieder dieselben Angaben einzugeben. Wenn Sie für eine Liste weiterhin dieselbe Art von Dokumenten ablichten, können Sie Angaben aus einem früheren Ordner kopieren, indem Sie einen Ordner aus dem Drop-down-Menü „Angaben aus Ordner verwenden“ auswählen. Nachdem Sie den Ordner ausgewählt haben, dessen Angaben Sie kopieren möchten, können Sie den Titel des Dokuments ändern und beispielsweise eine andere Bandbezeichnung sowie andere Datumsangaben hinzufügen und die übrigen Angaben stehenlassen.
Hinweis zum Einband
Im Hinweis zum Einband können Sie beschreiben, ob Sie den Einband eines Dokumentensatzes ablichten konnten. Wählen Sie im Drop-down-Menü eine der folgenden Optionen aus.
- Wenn der Umschlag wie erwartet erfasst werden soll, wählen Sie Umschlag wird erfasst.
- Wenn der Archiv- oder Datensatzverwalter die spezifische Anforderung gestellt hat, dass der Umschlag oder der Container nicht erfasst wird, wählen Sie Umschlag wird nicht erfasst.
- Wenn der Umschlag nicht physisch vorhanden ist und nicht erfasst werden kann, wählen Sie Umschlag nicht verfügbar oder fehlend aus.
- Wenn Sie selbst die Aufnahmen in einen Ordner importiert haben, wählen Sie Importierte Dokumente aus. In diesem Fall legt DCam die Umschlag-Markierung auf "Importierte Dokumente" fest. Diese Umschlag-Markierung kann vom Benutzer nicht geändert werden.
Hinweis: Die Option Importierte Dokumente wird nicht angezeigt, wenn Sie die Dokumente nicht selbst importiert haben.
Titel des Dokuments
Datensatztitel ist der tatsächliche Titel der Datensätze, mit denen Sie arbeiten.
Dieses Feld sollte nicht die aktuelle Lokalität beinhalten. Es sollte jedoch den tatsächlichen Titel der Dokumentengruppe enthalten, die Sie ablichten. In der Regel befindet sich der Titel an einer der folgenden Stellen:
- Auf der Registerkarte des Ordners
- Auf der Außenseite der Dokumentenbox
- Auf dem Buchrücken oder der Titelseite eines Buches
- Auf dem Dokumentenordner
- In einer Dokumentenbehälterliste, die vom Datensatzverwalter bereitgestellt wird
Der Titel sollte keine Angaben zu Ort, Datum oder Band enthalten. Wenn auf dem Hefter, in dem die Dokumente liegen, beispielsweise Nachlasspaket 4 1818–1830 steht, geben Sie im Feld für den Titel des Dokuments nur Nachlasspakete ein, da für den Band und die Datumsangaben eigene Felder vorgesehen sind.
Bezeichnung des Bandes
Geben Sie im Feld Bezeichnung des Bandes die Kombination aus Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen ein, die zur Identifizierung der Gruppe von Datensätzen verwendet wird, auf denen der Ordner basiert.
Handeln Sie bei der Eingabe einer Bezeichnung des Bandes nach folgenden Richtlinien:
- Wenn die Bezeichnung des Bandes den Zeitraum innerhalb der Dokumentengruppe enthält, für die Sie den Ordner erstellt haben, geben Sie das Datum nicht noch einmal im Feld „Bezeichnung des Bandes“ ein. Für einen Band mit der Bezeichnung „Band 2 1890–1891“ tragen Sie im Feld „Bezeichnung des Bandes“ beispielsweise die Zahl „2“ ein. Dieses Feld sollte niemals Datumsangaben enthalten, auch wenn das Archiv Datumsangaben in seinen Bezeichnungen des Bandes verwendet.
- Wenn es ein Verzeichnis gibt, tragen Sie die Bezeichnung des Bandes ein, die dem Verzeichnis zugeordnet ist. Wenn kein Index vorhanden ist, verwenden Sie zur Bezeichnung den Code für den Band, der derzeit vom Archiv verwendet wird.
- Wenn der Code der Bezeichnung des Bandes nicht gefunden wird, geben Sie einen Bindestrich ein. Wenn z. B. in der Dokumentbeschreibung Geburtsurkunden 1890–1891 angegeben ist, geben Sie diese Daten nicht in das Feld für die Bezeichnung des Bandes ein. Geben Sie stattdessen (-) ein.
- Wenn der Code für die Bezeichnung des Bandes einen Bereich enthält, geben Sie den Bereich, den Sie in der Bezeichnung der Dokumentengruppe finden, nicht ein. Geben Sie z. B. für die Bandbezeichnung "Band 2 1890–1891" im Feld Bandbezeichnung die Nummer 2 ein.
- Geben Sie für die Bandbezeichnung "Band 4" des alphabetischen Bereichs von A bis TR 4 (A-TR) in das Feld für die Bandbezeichnung ein.
- Für eine Bandbezeichnung "Box 5" eines Nachlass-Bereichs, der als "Fallakte 12456–12525" definiert ist, geben Sie 5 (Fallakte 12456–12525) in das Feld für die Bandbezeichnung ein.
- Wenn es Lücken in den Bereichen gibt, geben Sie diese Informationen in das Kommentarfeld des Ordners ein.
Die Datumsfelder enthalten das Datum, an dem die Dokumente erstellt oder aufgezeichnet wurden, nicht das Datum, an dem das festgehaltene Ereignis stattfand. In einigen Fällen hat beides möglicherweise dasselbe Datum. Verwenden Sie das genaueste Datum.
Datumsangaben
Geben Sie bei Datumsangaben möglichst das ganze Jahr ein. Wenn die Datensätze z. B. für das gesamte Jahr 1837 gelten, geben Sie 1837 in das erste Datumsfeld und erneut in das zweite Datumsfeld ein. Wenn das Datum mehrere Jahre enthält, z. B. 1837–1840, geben Sie 1837 in das erste Feld und 1840 in das zweite Feld ein.
- Um das Jahr zu ändern, klicken Sie im Feld Jahr auf den Pfeil nach unten oder nach oben.
- Um das Jahr um 100 Jahre zu vergrößern oder zu verkleinern, klicken Sie auf das Feld Jahr, und drücken Sie die Tasten Bild auf oder Bild ab auf der Tastatur.
- Um das Jahr zu löschen, klicken Sie auf das Feld Jahr und drücken Sie die Entfernen-Taste oder die Rücktaste auf der Tastatur.
- Es können Jahre von 1 bis 9999 (für 1 bis 9999 n. Chr.) eingegeben werden.
- Sie können Jahresangaben von 9999 bis 1 machen (9999 v. Chr. bis 1 v. Chr.).
Wenn die Jahresangabe anteilige Jahre beinhaltet, geben Sie Monate ein, zum Beispiel Februar 1850 bis Juni 1890.
- Um einen Monat hinzuzufügen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Monat nach dem Datumsfeld. Das System fügt ein Monatsfeld hinzu.
- Um einen Monat auszuwählen, klicken Sie im Monatsfeld auf den Pfeil nach unten .
- Klicken Sie auf das Feld Monat und geben Sie den ersten Buchstaben des gewünschten Monats ein. Dann wird der Monat in dem Feld angezeigt. Wenn mehr als 1 Monat mit dem Buchstaben beginnt, geben Sie den Buchstaben wiederholt ein, bis der gewünschte Monat angezeigt wird.
- Um einen Monat zu löschen, klicken Sie auf das Feld Monat und dann auf das leere Element oben in der Liste.
Tage
Tage sollten nur dann hinzugefügt werden, wenn eine Gruppe von Aufzeichnungen, nach der Sie den Ordner benannt haben, nur einen Teil eines Monats umfasst Beispiel: 1. Juni 1837 bis 15. Juni 1837.
Um einen Tag hinzuzufügen, klicken Sie auf das Kontrollkästchen Tag nach dem Datumsfeld. Das System fügt dann ein Tagesfeld hinzu.
- Um einen Tag auszuwählen, klicken Sie im Feld Tag auf den Pfeil nach unten oder Pfeil nach oben.
- Um einen Tag zu löschen, klicken Sie auf das Feld Tag und dann auf das leere Element oben in der Liste.
Mehrere Zeitbereiche
Aufzeichnungsdaten können mehrere Zeiträume abdecken. Einige Dokumente könnten beispielsweise aus den Jahren 1850 bis 1857 stammen, während andere aus den Jahren 1866 bis 1867 stammen. Sie können mehrere Zeitbereiche in den Auflistungs- und Ordnerinformationen verwenden.
Um einen zusätzlichen Zeitraum hinzuzufügen, nachdem ein Zeitraum eingegeben wurde, klicken Sie auf Hinzufügen. Fügen Sie so viele Zeitbereiche hinzu, wie Sie benötigen.
Wenn ein Zeitraum hinzugefügt wird, wird ein Link zum Entfernen angezeigt. Soll ein Zeitraum gelöscht werden, klicken Sie dahinter auf den Link Entfernen.
Daten beschreiben
Halten Sie sich beim Formatieren von Datumsangaben an diese Richtlinien:
- Das Datum sollte vom frühesten bis zum spätesten Datum innerhalb der Gruppe von Aufzeichnungen, nach der Sie den Ordner benannt haben, in der Reihenfolge TT Monat JJJJ angegeben werden, Beispiel: 02. Mai 1822.
- Wenn der Inhalt einer Gruppe von Aufzeichnungen nicht chronologisch, sondern alphabetisch geordnet ist, verwenden Sie die Datumsangabe der Liste. Durchsuchen Sie die Sammlung, den Ordner oder das Buch, um einen Datumsbereich zu erhalten.
- Wenn der Inhalt einer Gruppe von Datensätzen nicht in chronologischer Reihenfolge ist und keinen alphabetischen Bereich aufweist, ermitteln Sie den bestmöglichen Bereich.
- Wenn die Gruppe von Aufzeichnungen ein ganzes Jahr vom ersten bis zum letzten Monat umfasst, geben Sie einfach das Jahr an, Zum Beispiel 1879.
- Wenn die Gruppe von Aufzeichnungen einen oder mehrere Teile eines Jahres abdeckt, geben Sie den Monat und das Jahr an (Monat JJJJ–Monat JJJJ), Zum Beispiel Januar 1879 bis März 1879.
- Wenn die Gruppe von Aufzeichnungen einen oder mehrere Teile eines Monats umfasst, geben Sie Tag, Monat und Jahr an (TT Monat JJJJ), Beispiel: 2. Januar 1879 bis 15. Januar 1879.
- Wenn die Gruppe von Aufzeichnungen einen Teil mehrerer Jahre abdeckt, geben Sie den Monat und das Jahr an, Zum Beispiel März 1879 bis Januar 1880.
- Wenn die Gruppe von Aufzeichnungen alle Monate mehrerer Jahre abdeckt, geben Sie den Zeitraum in Jahren an, zum Beispiel 1879–1880.
- Wenn es bei den Zeiträumen Lücken gibt, erwähnen Sie das im Kommentarfeld des Ordners. Zeichnen Sie Datumsbereiche auf, die in der natürlichen Gruppe enthalten sind, indem Sie Zeitbereichsfelder hinzufügen, wie im Abschnitt Mehrere Zeitbereiche beschrieben
- Das Startdatum und das Enddatum sind erforderlich. Sie können keine zukünftigen Daten eingeben.
Das Feld mit dem Titel: Diese Datumsangaben werden als korrekt bestätigt, ist standardmäßig aktiviert. Entfernen Sie das Häkchen nur, wenn sich die Datumsangaben geändert haben.
Bezugsnummer im Archiv
Wenn es eine Bezugsnummer im Archiv gibt, sollte diese stets verwendet werden, da sie die einmalig vergebene Nummer ist, die der Archivar zur Identifizierung und Auffindung von Dokumenten verwendet. Dies ist der Wert, der verwendet wird, um Depotbestände abzubilden und die Herkunft und die Inventarisierung zu erleichtern.
Wenn das Archiv keine Archivreferenznummer hat, geben Sie einen Bindestrich (-) ein.
Ort
Wählen Sie die engste gemeinsame Ortsbezeichnung aus, die den gesamten Satz von Dokumenten in einer natürlichen Gruppe korrekt beschreibt. Manchmal befindet sich diese Ortsbezeichnung im Deckblatt oder im Dokumentencontainer, manchmal muss sie jedoch aus den Datensätzen extrahiert werden. Es wird immer der Ort sein, an dem die Datensätze erstellt wurden.
Die Ortsdatenbank steuert die Ortsparameter. Die Datenbank befindet sich auf dem Arbeitsplatzrechner, kann hier aber auch aus der Ferne über das Internet aufgerufen werden. Der Ort wird von der kleinsten Verwaltungseinheit (Stadt, Gemeinde oder Kirchengemeinde) bis zur größten (Land) beschrieben.
Definitionen
- Ein standardisierter Ort ist ein Ort, der in der Ortsdatenbank vorhanden ist und vom Team Standards &; Authorities überprüft wurde. Wenn in der Anzeige unter dem Feld Ort "Nicht standardisierter Ort" angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Daten im Feld Ort kein "Standardisierter Ort" sind und von DCam nicht akzeptiert werden. Überprüfen Sie die Rechtschreibung oder erwägen Sie, einen "Neuen Ort" zu erstellen.
- Ein provisorischer Ort ist ein Ort, der kürzlich in die Ortsdatenbank aufgenommen wurde, aber noch nicht vom Team Standards & Authorities überprüft wurde.
- Ein neuer Ort ist ein Ort, den Sie zum ersten Mal erstellen. Nach dem Hinzufügen zur Ortsdatenbank wird ein neuer Ort zu einem provisorischen Ort. Sie können einen neuen Ort über DCam erstellen, wenn die übergeordnete Verwaltungseinheit dieses Ortes in der Ortsdatenbank vorhanden ist.
Auswahl des richtigen Ortes
Wenn Sie einen Ordner erstellen, füllt DCam den Ort automatisch aus der Liste aus. Der Ort, den Sie eingeben/auswählen, muss die folgenden Kriterien erfüllen:
- Bei dem ausgewählten Ort muss es sich um einen Ort handeln, der in der Ortsdatenbank vorhanden ist.
- Der Ort muss ein Ort sein, der als kleinere Verwaltungseinheit unter dem angezeigten Ort existiert.
- Der Ort muss mit der historischen Version des Ortes übereinstimmen, die dem/den Datum(en) der Aufzeichnungen entspricht.
- Die ausgewählte Lokalität muss der Lokalität entsprechen, an der alle Datensätze einer natürlichen Gruppe erstellt wurden. Dies kann vom Ort des Archivs abweichen.
Einige Orte in der Liste sind umfassender angelegt, z. B. eine Region, ein Bundesland oder ein Land. Um die kleinste Lokalität hinzuzufügen, die den Datensätzen der natürlichen Gruppe entspricht, platzieren Sie den Cursor vor dem ersten Ortsnamen im Feld Lokalität. Beginnen Sie bei der Eingabe mit dem Namen des kleinsten Ortes, und trennen sie diesen durch ein Komma
vom der nächsthöheren Verwaltungseinheit. Wählen Sie den richtigen standardisierten Ort aus der Dropdown-Liste aus.
Hinweis: Sie können auch alternative Namen des Ortes eingeben/suchen, um die standardisierte Übereinstimmung in der Ortsdatenbank zu finden.
Der Ort, den Sie aus der Dropdown-Liste ausgewählt haben, wird mit einem grünen Rahmen und Hintergrund angezeigt. Außerdem erscheint die Überschrift „Standardisierte Ortsangabe“ und eine zugewiesene ID-Nummer.
Wenn Sie einen Ort eingeben, der nicht in der Datenbank enthalten ist, wird er mit einem roten Rahmen und der Überschrift "Nicht standardisierter Ort" angezeigt. Es wird auch mit "Unknown Locality ID" angezeigt. Dies gibt an, dass es sich bei dem eingegebenen Ort um einen Ort handelt, der in der Ortsdatenbank nicht vorhanden ist und erstellt werden sollte.
Hinweis: Sie können oben rechts im Dialogfeld auf: Unbekannte Lokalität klicken, um Tipps zur Suche nach einem standardisierten Ort zu erhalten.
Wenn Sie nach weiterer Durchsicht der Dokumente und der Datenbank die entsprechende Lokalität nicht finden können, befolgen Sie die Anweisungen unter "Vorläufige Lokalität" unten, um eine provisorische Lokalität zu erstellen.
Vorläufige Ortsangabe
Wenn kein passender Ort in der Datenbank vorhanden ist, kann ein provisorischer Ort erstellt werden. Suchen Sie im Feld Ort die kleinste Verwaltungseinheit, die in den Ortsdatenbanken vorhanden ist, und wählen Sie die aus, in der der provisorische Ort erstellt werden muss. Klicken Sie auf: Spezifischeren Ort hinzufügen, um weitere Ortsdetails in das Fenster "Einen provisorischen Ort erstellen" aufzunehmen.
Wenn beispielsweise die Datensätze, die Sie digitalisieren, mit "New Town, Vigo, Indiana, United States" beschrieben werden sollen, aber die beste verfügbare Datenbankoption "Vigo, Indiana, United States" ist, wählen Sie "Vigo, Indiana, United States" aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie dann auf "Spezifischeren Ort hinzufügen", um New Town als provisorischen Ort zu erstellen. Wählen Sie unter "Spezifischerer Ebenentyp" die Art der Verwaltungseinheit aus. Geben Sie "New Town" in das Feld "Vorläufiger Ortsname" ein. Wählen Sie abschließend die Sprache des Namens aus der Dropdown-Liste aus. Wenn Sie auf Speichern klicken, wird ein Bestätigungsfenster angezeigt. Klicken Sie auf Bestätigen. Unter dem Feld Ort wird dies als "Neuer Ort: Provisorischer Ort" angezeigt.
Hinweis: DCam fragt bei jedem Start die aktuelle lokale oder zentrale Lokalitäten Datenbank ab, damit die Liste der Lokalitäten auf dem neuesten Stand ist. Auch wenn ein zuvor eingereichter "Neuer Ort" noch auf die Prüfung durch das Team "Standards & Authorities" wartet, wird er weiterhin als "Vorläufiger Ort" in der Ortsdatenbank verfügbar sein.
Der Unterschied besteht darin, dass ein "Neuer Ort" ein Ort ist, den Sie zum ersten Mal einreichen. Ein "Vorläufiger Ort" ist ein Ort, der bereits eingereicht, aber noch nicht genehmigt oder zertifiziert wurde. Diese werden mit einem hellbraunen Rand angezeigt und zeigen die Überschrift "Provisorischer Ort" an.
Um den Ort in das Feld Ortschaft einzufügen, beginnen Sie mit der Eingabe von Ortsnamen vom kleinsten, z. B. dem Namen einer Stadt, bis zum größten, z. B. einem Bundesland, durch Kommas getrennt. Wählen Sie den richtigen Ort aus der Drop-down-Liste aus und achten Sie darauf, dass die Datumsangaben berücksichtigt werden.
Mehrere Ortschaften
Wenn die Gruppe der Aufzeichnungen, nach denen Sie den Ordner benennen, mehrere Orte abdeckt, wählen Sie die niedrigste gemeinsame Ebene aus. Wenn eine Gruppe z. B. Orte wie Provo und Salt Lake City abdeckt, wählen Sie Utah, USA aus.
Wenn die Gruppe von Datensätzen, auf die der Ordner basiert, Datensätze für einen Ort enthält, dessen Namen sich geändert hat, verwenden Sie den ersten Ortsnamen, der mit den Datensätzen gefunden wurde. Wenn eine Gruppe von Aufzeichnungen beispielsweise als Ort „Königreich Hawaii“ und „Hawaii-Territorium, Vereinigte Staaten“ enthält, wobei „Königreich Hawaii“ auf dem Deckblatt oder der Titelseite des ersten Dokuments steht, wählen Sie Königreich Hawaii.
Sprache
In diesem Feld wird die Sprache des Dokuments angegeben. Wenn in einem Ordner mehr als eine Sprache vorkommt, wählen Sie aus den Drop-down-Listen hinter „Andere Sprachen“ die weiteren Sprachen aus. Wenn Sie z. B. Bilder in Ghana aufgenommen haben, können Sie Französisch als Hauptsprache der Datensätze und Englisch im Feld Andere Sprachen eingeben.
Anmerkung: Wählen Sie: In DCam Sprache anzeigen aus, um Textfelder in der aktuellen DCam Sprache anzuzeigen. Wählen Sie: In Auflistungssprache anzeigen aus, um Textfelder in der ausgewählten primären Sprache anzuzeigen.
Aufzeichnungsart
Mit der Dokumentenart lassen sich die zu digitalisierenden Dokumente kennzeichnen und kategorisieren. Die Datensatztypen werden Teil der Metadaten des Ordners und werden von FamilySearch verwendet, um den Gästen das Durchsuchen zu erleichtern, insbesondere wenn die Aufzeichnungen nicht indexiert wurden.
Das Team Standards and Authorities verwaltet eine Datenbank mit Standarddatensatztypen, die alle erwarteten Kategorien von Datensätzen abdeckt, die Sie möglicherweise erfassen. Wählen Sie eine vorhandene Aufzeichnungsart aus der Datenbank aus, anstatt selbst eine Freitext-Aufzeichnungsart einzugeben.
Anmerkung: Ein Ordner kann erst gespeichert werden, wenn eine standardisierte Aufzeichnungsart ausgewählt ist.
Die ausgewählte Aufzeichnungsart sollte mit dem Inhalt der Gruppe von Datensätzen übereinstimmen, auf denen der Ordner basiert. Es müssen alle Aufzeichnungsarten hinzugefügt werden, die im jeweiligen Ordner vorkommen. Wenn die angegebene Aufzeichnungsart nicht die beste Option ist, wählen Sie die am besten passende Aufzeichnungsart, die für die Datensatzgruppe gilt.
Vermeiden Sie die Verwendung einer übergeordneten Aufzeichnungsart. Wenn z. B. die Gruppe von Datensätzen, auf denen der Ordner basiert, Geburtsurkunden und Sterbeurkunden enthält, schließen Sie diese einzeln ein, anstatt eine Aufzeichnungsart wie Personenstandsregister oder Standesamtsregister auszuwählen.
Verwenden Sie die genaueste Aufzeichnungsart, die möglich ist. So werden beispielsweise Ereignisarten wie Geburt oder Tod gegenüber „Personenstandsdaten“ oder „standesamtliche Unterlagen“ bevorzugt. Aufgebote/Heiratssperren werden der bloßen Feststellung der Ehe vorgezogen.
Hinweis: Aufgebote sind die Ankündigung der Heiratsabsicht eines Paares.
Die Datenbank der Dokumentenarten (Controlled Vocabulary)
DCam verwendet eine CV-Datenbank (Datenbank mit vorgegebenem Vokabular). In der CV-Datenbank sind die Dokumentenarten in einer hierarchischen Struktur gespeichert. Die Datenbank enthält Kategorien wie Personenstandsurkunde, amtliche Unterlagen, Gerichtsunterlagen, Kirchenbuch und militärische Aufzeichnungen. Bei der Suche nach der am ehesten zutreffenden Dokumentenart sucht DCam nach den verschiedenen Hierarchieebenen. Sie können dann die Autovervollständigungsfunktion verwenden, um die Liste einzugrenzen. Wenn Sie z. B. Sterbedatensätze erfassen, geben Sie im Feld Aufzeichnungsart den Text Tod ein.
Wenn eines der Elemente ausgewählt ist, zeigt das Feld Aufzeichnungsart an, dass ein Standarddatensatztyp ausgewählt wurde. Jeder standardisierten Dokumentenart ist eine einmalige ID-Nummer zugeordnet.
Mehrere Datensatztypen
In der Regel enthält ein Ordner zwar Dokumente, die mit einer einzigen Aufzeichnungsart beschrieben werden können, aber manchmal enthält ein Ordner auch Dokumente verschiedener Arten. In diesem Fall können Sie weitere Aufzeichnungsarten hinzufügen; insgesamt können es bis zu acht sein. Klicken Sie auf Aufzeichnungsart hinzufügen. Ein zusätzliches Textfeld für die Aufzeichnungsart wird hinzugefügt.
Unter bestimmten Umständen können Sie Aufzeichnungsarten in jeder unterstützten Sprache anfordern. Das Menü wird nach der regelmäßigen, täglichen Aktualisierung auf den neuesten Stand gebracht. Um die Aufzeichnungsarten sofort zu aktualisieren, wählen Sie im Menü Ansicht oben auf der Startseite jedoch Aufzeichnungsart aktualisieren aus. Die angeforderte Aufzeichnungsart wird sofort angezeigt.
Wenn eine Aufzeichnungsart aus dem Ordner entfernt werden muss, klicken Sie auf den Datensatz.
Anzeige der Aufzeichnungsart und der Sprache des Ordners
Im Abschnitt „Sprache“ wird die Hauptsprache angegeben. In dieser Sprache wird der Text in der Aufzeichnungsart angezeigt, die ID-Nummer der Aufzeichnungsart ändert sich jedoch nicht. Das heißt, wenn die primäre Sprache auf Spanisch eingestellt ist, wird der Text für die Aufzeichnungsart auf Spanisch angezeigt, ohne die numerische ID zu ändern, bei der es sich um die Schlüsselinformationen handelt, die an die Zentrale übertragen werden.
Hinweis: Der gesamte Satz von Werten für die Aufzeichnungsart des Kontrollvokabulars wurde nicht in alle Sprachen übersetzt. Wenn DCam auf einen Eintrag stößt, der noch nicht in die Zielsprache übersetzt wurde, zeigt es den englischen Text mit Sternchen vor und nach dem Eintrag an.
Markierungen auswählen
Markierungen an Aufnahmen geben zusätzliche Informationen über den Zustand des Dokuments. Der Zustand des Dokuments oder die Art des Materials, auf dem es aufgezeichnet ist, kann die Qualität der Aufnahme beeinträchtigen. Diese Markierungen werden verwendet, um das Team für Bildqualität darüber zu informieren, warum ein Bild möglicherweise nicht den FamilySearch Qualitätsstandards entspricht.
Um eine Gruppe von Markierungen im Feld Verfügbare Markierungen auszuwählen, klicken Sie auf die einzelnen Markierungen, bis sie alle markiert sind. Klicken Sie dann auf den Doppelpfeil nach rechts. Die Markierungen, die Sie ausgewählt haben, werden in das Feld Ausgewählte Markierungen verschoben
Sie können einzelne Markierungen im Feld „Verfügbare Markierungen“ auch verschieben, indem Sie sie zweimal anklicken. Dadurch wird die Markierung in das Feld „Ausgewählte Markierungen“ verschoben.
Um eine ausgewählte Markierung aus dem Feld „Ausgewählte Markierungen“ zu entfernen, klicken Sie auf die Markierung und dann auf den doppelten Linkspfeil. Die Markierung wird zurück in das Feld Verfügbare Markierungen verschoben.
Hinweis: Markieren Sie Bilder auf Ordnerebene nur dann auf diese Weise, wenn die meisten Dokumente dieses Qualitätsproblem aufweisen. Gibt es nur eine geringe Anzahl von Dokumenten, bei denen das Problem besteht, ist es besser, sie während der Erstellung oder Bewertung von Aufnahmen einzeln zu markieren.
Anmerkungen zum Ordner
Die Anmerkungen zum Ordner geben zusätzliche Informationen darüber, was den Benutzer beim Betrachten der Aufnahmen in einem Ordner erwartet. Zum Beispiel:
- Wenn Sie Dokumente in einer Gruppe von Aufzeichnungen ablichten und mehrere Seiten fehlen, tragen Sie diese Information in diesem Feld ein. Geben Sie z. B. "Fehlende Seiten 35–42" ein.
- Gibt es mehrere Blöcke mit leeren Seiten, schreiben Sie sie auf. Geben Sie z. B. Leere Seiten 105–200; 220–230 leer, nicht erfasst ein.
Wenn alle Angaben zum Ordner vollständig sind, klicken Sie auf Speichern und aufnehmen, um dann mit der Kalibrierung und Ablichtung fortzufahren. Oder klicken Sie auf Speichern, um die Ordnerinformationen zu speichern.
Anmerkung: Wenn diese Probleme zum Zeitpunkt der Ordnererstellung nicht offensichtlich sind, fügen Sie die Kommentare hinzu, sobald sie während der Bildaufnahme auftreten.
Angaben in einem Ordner überprüfen und korrigieren
Schritt 1: Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf Projekte, Einträge und Ordner verwalten.
Schritt 2: Wählen Sie auf dem Bildschirm Projekte, Listen und Ordner verwalten (PLF) das Projekt und die Liste aus.
Schritt 3: Klicken Sie im Abschnitt Ordner auf Informationen. Der Bildschirm mit den Ordnerinformationen wird angezeigt.
Schritt 4: Prüfen Sie jedes Feld. Korrigieren oder ergänzen Sie die Angaben je nach Bedarf. Bei den meisten Feldern klicken Sie ins Feld, um Angaben zu bearbeiten oder hinzuzufügen.
- Wenn Angaben fehlen oder ein Feld nicht relevant ist, geben Sie Keine Angabe ein.
- Um Datumsangaben zu ändern oder hinzuzufügen, verwenden Sie die Drop-down-Menüs unter dem Zeitraum.
- Um einen Ort zu bearbeiten oder hinzuzufügen, geben Sie ihn ein, dann zeigt DCam eine Liste mit möglichen Übereinstimmungen an. Klicken Sie auf den gewünschten Ort.
Einen Ordner löschen
Schritt 1: Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf Projekte, Einträge und Ordner verwalten.
Schritt 2: Wählen Sie auf dem PLF Bildschirm das richtige Projekt und die richtige Liste aus.
Schritt 3: Markieren Sie im Abschnitt Ordner den Ordner, der gelöscht werden soll.
Schritt 4: Klicken Sie auf Löschen.
Ordner verschieben
Wenn Bilder versehentlich im falschen Projekt oder der falschen Liste erfasst wurden, können sie verschoben werden, indem Sie sie per Drag & Drop von einer Liste in eine andere ziehen oder die folgenden Schritte ausführen.
Anmerkung: Während eine Übertragung auf die Festplatte ausgeführt wird, können Sie keine Ordner verschieben. Außerdem müssen der Quellordner und die Zielliste den Status „Leer“, „Offen“ oder „Bewertet“ aufweisen. Ordner können nur in eine Liste vom Typ Genehmigt oder Nur Archiv verschoben werden.
Schritt 1: Wählen Sie im Abschnitt Ordner des PLF Bildschirms den Ordner aus, der verschoben werden soll.
Schritt 2: Klicken Sie im Menü Mehr auf Ordner verschieben.
Schritt 3: Klicken Sie auf den Eintrag, in den Sie den Ordner verschieben möchten.
Schritt 4: Klicken Sie auf Auswählen.
Zusätzlich zur Verwendung der Menüoption zum Verschieben von Ordnern können Sie Ordner zwischen Auflistungen verschieben, indem Sie im Menü die Option mit Rechtsklick verwenden. Außerdem können Sie einen einzelnen Ordner per Drag & Drop von einer Liste in eine andere verschieben. Dabei gelten die gleichen Einschränkungen wie beim Verschieben über den Menüpunkt „Mehr“, das heißt, es können nur offene Ordner verschoben werden, nicht aber geschlossene, versandte oder fertiggestellte Ordner.