DCAM Benutzerhandbuch - Abschnitt "Ordner"

Ordner Spaltenüberschriften
Ordner Optionen
Ordnerstatus anzeigen
Ordner und natürliche Gruppen
Erstellen eines neuen Ordners

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Im Abschnitt „Ordner“ können Sie Ordner verwalten. Sie können Ordner und deren Status anzeigen, auf Angaben zu Ordnern zugreifen und neue Ordner anlegen. Nur Kamera-Bediener erstellen Ordner. Projekte und Einträge werden von anderen Teams erstellt.

Die Metadaten des Ordners müssen mit dem Erfassungsdatum, dem Ort und dem Datensatztyp des übergeordneten Eintrags übereinstimmen. Ein rotes X-Symbol zeigt an, dass der Ordner Metadaten enthält, die sich außerhalb der Erfassungsdaten befinden. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol, um eine Beschreibung des Übereinstimmungs-Problems anzuzeigen. Ein grünes Häkchen zeigt an, dass die Metadaten des Ordners mit den Erfassungsdaten kompatibel sind.

Die Spaltenüberschriften im Abschnitt „Ordner“

Dies sind die Überschriften des Abschnitts „Ordner“:

• ID: Ein automatisch erstelltes einmaliges Kennzeichen, mit dem ein bestimmter Ordner innerhalb einer Liste wiedergefunden werden kann.
• Titel des Dokuments: Der Name des Dokuments für den Inhalt des Ordners.
• Band: Die von einem Archiv für mehrere Bände festgelegte Bezeichnung.
• Datumsangaben: Der Zeitraum (Anfangs- und Enddatum), den der Ordner umfasst.
• Status: Der Ordnerstatus.
• Aufnahmen: Die Anzahl der Aufnahmen und deren Status.
• Anlagezeitpunkt: Die Uhrzeit und das Datum, wann dieser Ordner angelegt wurde.
• Datenträgernummer: Die Datenträgernummer des Stapels, in dem der Ordner versandt wurde.
• Enddatum der Woche: Das Datum des Freitags der Woche, in der der Ordner versandt wurde.
• Externe Festplatte: Die externe Festplatte, mit der der Ordner versandt wurde.
  

Optionen im Abschnitt „Ordner“

Aufgaben, die Sie im Abschnitt „Ordner“ ausführen können, sind links wie folgt aufgeführt:

• Erstellen: Klicken Sie auf diese Option, um einen neuen Ordner zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst die richtige Auflistung markieren.

  Anmerkung: Ein neuer Ordner kann auch im Abschnitt "Auflistungen" des Bildschirms erstellt werden. Klicken Sie einfach auf Ordner hinzufügen.
  

• Angaben: Wählen Sie diese Option aus, um zu überprüfen, ob die Angaben richtig und vollständig sind. Nehmen Sie alle notwendigen Berichtigungen vor.
  
• Bilder aufnehmen: Nachdem ein Ordner erstellt wurde, bestätigt DCam, dass die Informationen und der Ordner gespeichert wurden. Um die Kamera zu kalibrieren und mit dem Erstellen von Aufnahmen zu beginnen, klicken Sie auf Aufnahmen machen.
  
• Aufnahmen ansehen: Klicken Sie auf Aufnahmen ansehen, um die von Ihnen gemachten Aufnahmen anzusehen. Im Bildschirm „Aufnahmen ansehen“ können Sie sich die Aufnahmen ansehen, ohne die Kamera erneut kalibrieren zu müssen. Unter diesem Menüpunkt können Sie keine Aufnahmen machen.
  

• Schließen: Nachdem Sie alle Bilder für den Ordner erfasst und ausgewertet haben, klicken Sie auf Schließen.

  Anmerkung: Wenn Sie auf diese Option klicken, wird ein geschlossener Ordner erneut geöffnet, sodass Sie z. B. weitere Bilder aufnehmen können.
  

• Erneutes Öffnen von einer externen Festplatte: Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie einen Ordner erneut öffnen müssen, den Sie zuvor auf eine externe Festplatte übertragen, aber nicht versendet haben.

  Anmerkung: Verwenden Sie diese Option und nur diese Option, um zuvor geschlossene und übertragene Ordner, die Sie noch nicht versendet haben, anzuzeigen oder zu bearbeiten.
  

• Löschen: Mit dieser Funktion löschen Sie einen Ordner. Achten Sie darauf, den richtigen Ordner auszuwählen, bevor Sie ihn löschen.

  Anmerkung: Ordner können nicht gelöscht werden, wenn sie erfasste Bilder enthalten.
  

• Bilder importieren: Wählen Sie diese Option aus, um Bilder in einen leeren Ordner zu importieren, der nicht kalibriert wurde. Wenn in dem Ordner bereits Aufnahmen vorhanden sind, werden die importierten Aufnahmen nach den vorhandenen Aufnahmen eingefügt.
  
• Aufnahmen exportieren: Nutzen Sie diese Funktion, um Ordner zu übertragen, die vor allem von Archiven genutzt werden.
  
• Mehr: Wählen Sie diese Option aus, um Folgendes zu tun:
  
  • Ordner verschieben: Verschieben Sie einen Ordner aus diesem Eintrag in einen anderen Eintrag.
    

Den Bearbeitungsstand eines Ordners ansehen

Um Projektordner nach Status zu filtern, klicken Sie unten im Abschnitt „Ordner“ (rechts neben dem Wort „Anzeigen“) auf die Kästchen:

• Alle: Zeigt alle Ordner an.
• Leer: Zeigt nur leere Ordner an.
• Offen: Zeigt alle offenen Ordner an.
• Import wird ausgeführt: Zeigt alle Ordner an, in die Aufnahmen importiert werden.
• Bewertet: Zeigt nur Ordner an, in denen die Aufnahmen bereits bewertet wurden.
• Geschlossen: Zeigt alle geschlossenen Ordner an.
• Auf Festplatte: Zeigt alle Ordner an, die sich auf der externen Festplatte befinden.
• Versandt: Zeigt alle Ordner an, die bereits versandt, bisher jedoch noch nicht als „fertiggestellt“ markiert wurden.
• Erledigt: Zeigt alle Ordner an, die bereits versandt und als „fertiggestellt“ markiert wurden.
• Nur erneut senden: Zeigt Ordner an, die für den erneuten Versand markiert wurden.
• Nur neu bearbeiten: Zeigt Ordner an, die für eine erneute Bearbeitung geöffnet wurden.
  

Ordner und natürliche Gruppen

Ordner bestimmen die grundlegende Ebene aller archivierten Aufzeichnungen, mit denen Sie arbeiten. Sie erstellen Ordner, um die Metadaten zu erfassen, also die beschreibenden Angaben, die den einzelnen Dokumenten zugeordnet sind. Zu diesen Angaben gehören unter anderem der Titel des Dokuments, der Hinweis zum Einband, der Band, das Datum, der Ort und die Art des Dokuments. Der erste wichtige Schritt beim Erstellen eines digitalen Ordners in DCam besteht darin, die Datensätze, die Sie zur Hand haben, in einer Gruppengröße zu organisieren, die für einen digitalen Ordner geeignet ist.

Die folgende Tabelle zeigt einige der Möglichkeiten, wie Datensatzverwalter ihre Datensätze organisieren können.

Wenn Sie Aufzeichnungen aus dem Archiv erhalten, erhalten Sie "Archiveinheiten". Dies sind die grundlegenden Gruppen, in denen das Archiv die Datensätze ausgelagert, verpackt, abgelegt oder anderweitig gehalten hat. Diese Gruppen können jedoch zu groß sein. Die Gruppengröße, mit der Sie arbeiten müssen, ist die kleinste "natürliche Gruppe", die es innerhalb der Archiveinheit gibt.

Eine natürliche Gruppe ist eine Gruppe von Datensätzen, die grundlegende Metadaten gemeinsam nutzen. Oft werden die Aufzeichnungen auf diese Weise von einer staatlichen Behörde gruppiert, beispielsweise wenn sie in Bücher oder Erbunterlagen gebunden sind. Während die Archiveinheiten die kleinste natürliche Gruppe sein können, wie bei Büchern (unabhängig davon, wie groß das Buch ist), wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie die kleinste natürliche Gruppe innerhalb der Archiveinheiten auswählen.

Stellen Sie sich die kleinste natürliche Gruppe als etwas vor, das Sie mit einer Hand aufheben können, z. B. ein Buch, einen einzelnen Ordner mit Sterbeurkunden oder eine einzelne Fallakte. Wenn es sich bei der Archivierungseinheit, mit der Sie arbeiten, beispielsweise um eine Dateibox handelt, die Nachlasssachen enthält, erstellen Sie keinen digitalen Ordner für die gesamte Dateibox mit Nachlasssachen. Sie erstellen einen digitalen Ordner für jede einzelne Nachlasssache in der Dateibox. In diesem Fall stellen Nachlasssachen die kleinste natürliche Gruppe dar.

Die folgende Tabelle zeigt konkrete Beispiele für gängige Datensatzcontainer sowie Hinweise dazu, ob sie als natürliche Gruppen identifiziert werden sollten.

Einen neuen Ordner anlegen

Um einen digitalen Ordner in DCam zu erstellen, gehen Sie zum Bildschirm "Projekte, Einträge und Ordner verwalten" (PLF) und klicken Sie im linken Bereich im Abschnitt "Ordner" auf "Erstellen". Der Bildschirm mit den Angaben zum Ordner wird angezeigt. Viele Felder in diesem Bildschirm enthalten bereits Angaben aus der von Ihnen ausgewählten Liste. Bestätigen Sie die in den einzelnen Feldern angegebenen Informationen und geben Sie Informationen in die Felder ein, in denen keine Informationen angegeben wurden.

Schritt 1: Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf Projekte, Einträge und Ordner verwalten.

Schritt 2: Wählen Sie auf dem PLF Bildschirm das richtige Projekt und die richtige Liste aus.

Schritt 3: Klicken Sie im Abschnitt "Ordner" auf "Erstellen". Der Bildschirm mit den Angaben zum Ordner wird angezeigt. Viele Felder in diesem Bildschirm enthalten bereits Angaben aus der von Ihnen ausgewählten Liste. (Sie können alle Ordner für die Auflistung gleichzeitig erstellen oder jeden Ordner nach Bedarf erstellen.)

Schritt 4: Geben Sie die Ordnerinformationen ein, überprüfen und korrigieren Sie sie. Weitere Informationen finden Sie im nächsten Abschnitt mit dem Titel "Felder auf dem Bildschirm für Ordnerinformationen".

Schritt 5: Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf einen der folgenden Schaltflächen am unteren Bildschirmrand:

• Speichern und aufnehmen
• Speichern
• Abbrechen