So entnehmen Sie Dokumente aus dem Archiv, um sie abzulichten:
Schritt 1: Vergewissern Sie sich im Bildschirm „Projekte, Listen und Ordner verwalten“, dass das richtige Projekt und die richtige Liste markiert sind.
Schritt 2: Klicken Sie im Abschnitt „Listen“ auf Drucken.
Hinweis: Falls Sie keinen funktionstüchtigen Drucker haben, können Sie den Namen der Liste, die Datumsangaben und den Ort auf Papier notieren oder den Bildschirm mit Ihrem Handy abfotografieren.
Schritt 3: Nehmen Sie den Ausdruck und fragen Sie den Archivar, wo sich die Dokumente befinden. Erkundigen Sie sich beim Archivar nach der Vorgehensweise für die Entnahme der Dokumente und ob Sie bei der Handhabung der Dokumente etwas Besonderes zu beachten haben.
Schritt 4: Wenn es ein separates Verzeichnis gibt, fragen Sie, ob Sie bei dessen Nutzung etwas Besonderes beachten müssen. Sie können die Anweisungen für das Verzeichnis zu den Angaben zur Liste hinzufügen.
Schritt 5: Bitten Sie den Archivar, Ihnen die Dokumente zu zeigen, die digital erfasst werden sollen. Suchen und begutachten Sie die Dokumente aus der Liste. Achten Sie besonders auf Folgendes:
- Vergewissern Sie sich, dass die Angaben auf den Dokumenten mit dem Umfang der Liste auf dem Ausdruck übereinstimmen. Falls der Titel der Dokumente im Archiv sich von dem Titel auf dem Ausdruck unterscheidet, notieren Sie den richtigen Titel. Notieren Sie sich die Art der Dokumente und die Datumsangaben und bitten Sie Ihren Vorgesetzten oder Manager um Klärung.
- Vergleichen Sie die Datums- und Ortsangaben in den Dokumenten mit den Datums- und Ortsangaben auf dem Ausdruck. Falls die Datums- oder Ortsangaben abweichen, notieren Sie die Angaben von den Dokumenten, damit die Angaben zur Liste korrigiert werden können.
Hinweis: Einige Angaben zur Liste stammen von den Angaben zum Projekt. Die Dokumente für die Liste decken vielleicht nur einen Teil der Datums- oder Ortsangaben ab, die auf dem Ausdruck stehen. Angenommen ein Projekt enthält Dokumente vom gesamten Staat New Mexico, aber die Liste enthält nur Band 10, und in Band 10 gibt es nur Dokumente für den Kreis Guadalupe. Wenn dem so ist, müssen Sie den Ort in den Angaben zur Liste korrigieren.
- Machen Sie sich Notizen dazu, welche Ordner für die Liste erstellt werden müssen. Bemühen Sie sich um eine nachvollziehbare Aufteilung der Dokumente in Ordner. Wenn es sich bei den Dokumenten beispielsweise um Bücher handelt, fotografieren Sie für jeden Ordner jeweils ein Buch. Wenn die Dokumente alphabetisch geordnet sind, erstellen Sie Ordner für die Buchstaben A–L und M–Z. Sollte es mehrere kleine Dokumentsammlungen geben, dann erfassen Sie sie in einem einzigen Ordner.
- Achten Sie darauf, wie der Archivar die Dokumente unterteilt hat, die Sie ablichten werden. Darauf aufbauend können Sie die Ordner erstellen, die unter der Liste geführt werden. Ein Buch könnte beispielsweise ein einziger digitaler Ordner sein. Eine Aktenmappe mit den Urkunden 27892 bis 27992 könnte ein weiterer digitaler Ordner sein und ein Karton mit Nachlassakten noch ein weiterer. Diese Gruppierungen werden als Archiveinheiten bezeichnet, die jeweils einen digitalen Ordner ausmachen.