Listen teilen die Projekte in überschaubare Gruppen auf. Diese Gruppen werden vom Team für Sammlungen bestimmt. Um eine Liste zum Bearbeiten auszuwählen, klicken Sie auf den Namen der Liste. Im Abschnitt „Listen“ können Sie sich die verfügbaren Listen und deren Status ansehen, auf Angaben zu Listen zugreifen und die zu einer Liste gehörenden Aufgaben erledigen.
Anzeigen für Auflistungssymbole
Kennzeichnungssymbole werden neben Auflistungen mit einem bestimmten Status angezeigt oder um anzuzeigen, dass eine Auflistung Aufzeichnungen enthält, die bereits in FamilySearch vorhanden sind.
- Ein Fragezeichen weist auf eine überarbeitete, vorläufige oder ausstehende Auflistung hin.
- Ein Ausrufezeichen weist auf eine Nur-Archiv-Auflistung hin.
- Ein Fragezeichen mit einem Warnzeichen weist auf eine Auflistung von Aufzeichnungen hin, die bereits auf der FamilySearch Website veröffentlicht wurde. Um Details zu den doppelten Datensätzen anzuzeigen, öffnen Sie die Seite Auflistung Information und scrollen Sie nach unten zum Feld Bibliographe Prüfung.
Anmerkung: Wenden Sie sich an Ihren Feld-Supervisor oder Vorgesetzten, wenn Sie Fragen zu einer Auflistung haben oder die Erlaubnis erhalten möchten, einer Auflistung zusätzliche Datensätze hinzuzufügen, die über das hinausgehen, was zuvor durch die Definition der Auflistung genehmigt wurde.
Die Spaltenüberschriften im Abschnitt „Listen“
Hier die Beschreibungen der Überschriften im Abschnitt „Listen“:
- ID: Eine automatisch erstellte, einmalige Kennzeichnung, die eine Liste in einem Projekt bezeichnet.
- Titel des Dokuments: Titel der Dokumente in der Liste.
- Band: Die von einem Archiv für mehrere Bände festgelegte Bezeichnung.
- Datumsangaben: Das Anfangsdatum und das Enddatum der Aufzeichnungen.
- Status: Der Status einer Liste.
- Ordner: Die Anzahl der Ordner in den einzelnen Listen.
- Status der Genehmigung: Der Status der Genehmigung einer bearbeiteten oder neu erstellten Liste.
- Genehmigt am: Zeigt das letzte Datum an, an dem sich der Genehmigungsstatus geändert hat. Wenn die Spalte „Status der Genehmigung“ leer ist, ist auch die Spalte „Genehmigt am“ leer. Standardmäßig sind Listen nach dem Genehmigungsdatum sortiert, wobei das jüngste Datum an erster Stelle und das älteste Datum an letzter Stelle steht.
Optionen im Abschnitt „Listen“
Aufgaben, die Sie im Abschnitt „Listen“ ausführen können, sind links wie folgt aufgeführt:
- Erstellen: Klicken Sie auf diese Option, um eine neue Liste zu erstellen, wenn Sie von Ihrem Vorgesetzten dazu angewiesen werden. Um die neuen Listen zu erstellen, ist ein Passwort erforderlich. Da die Listen vom Team für Sammlungen (Collection Operations) und vom Team für die Aufnahmeerstellung (Imaging Services) genehmigt und angelegt werden, werden Sie diese Option kaum nutzen. Sie können neue Listen auch im Abschnitt „Projekte“ des Bildschirms erstellen, indem Sie dort auf Liste hinzufügen klicken.
- Angaben: Die Angaben zur Liste, die bereits in DCam vorhanden sind, werden im Bildschirm „Listen“ angezeigt, damit Sie sie auf Vollständigkeit und Genauigkeit überprüfen können.
Ordner hinzufügen: Mit dieser Option können Sie einen Ordner erstellen.
Anmerkung: Sie können auch einen Ordner im Abschnitt Ordner des Bildschirms erstellen, indem Sie auf Erstellen klicken.
- Vervollständigen: Klicken Sie auf diese Option, um eine Auflistung als abgeschlossen zu markieren, nachdem Sie alle Bilder für die Auflistung erfasst und übertragen haben.
- Erneut öffnen: Klicken Sie auf diese Option, wenn Sie aufgefordert werden, Aufnahmen für die Liste zu wiederholen.
- Löschen: Verwenden Sie diese Option nur, wenn Ihr Vorgesetzter Sie auffordert, ein Projekt zu löschen.
- Drucken: Klicken Sie auf diese Option, um die Angaben zur Liste zu drucken. Es erscheint ein Dialogfenster. Wählen Sie aus, welche Listen gedruckt werden sollen:
- Alle Listen für das ausgewählte Projekt drucken
- Die derzeit gefilterten Listen drucken (wenn Sie Filter eingestellt haben, um die Anzahl der Projekte einzugrenzen)
Drucken Sie die ausgewählten Auflistungen (wenn Sie bestimmte Auflistungen ausgewählt haben)
Hinweis: Sie können auch ein Kontrollkästchen aktivieren, um Ordner für jede Auflistung mit einzuschließen und Ergebnisse in eine CSV-Datei zu exportieren, wenn Sie mit den Ergebnissen in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel arbeiten möchten.
- Mehr: Unter diesem Menüpunkt können Sie eine der folgenden Optionen auswählen:
- Ordner importieren: Importieren Sie Ordner aus einer Datei und legen Sie welche an.
- Neue Vorlage für den Ordnerimport: Erstellen Sie eine Datei mit allen Spaltenüberschriften, die für diese Liste gültig sind.
- Ordner hierher verschieben: Verschieben Sie einen Ordner aus einer anderen Liste in die von Ihnen ausgewählte Liste. Sie können Ordner auch durch Klicken und Ziehen verschieben.
Den Bearbeitungsstand einer Liste ansehen
Um Projekt Auflistungen nach dem Status zu filtern, klicken Sie wie folgt auf die Kontrollkästchen am unteren Rand des Abschnitts Auflistung:
- Alle: Zeigt alle Projekte an, einschließlich der offenen und abgeschlossenen Projekte.
- Leer: Zeigt nur leere Projekte an.
- Offen: Zeigt nur Projekte an, die mindestens eine Liste enthalten, die weder leer noch abgeschlossen ist.
- Abgeschlossen?: Zeigt nur Projekte an, für die alle aktuellen Auflistungen abgeschlossen sind.
- Erledigt: Zeigt nur fertiggestellte Projekte an.
Status der Genehmigung von Listen
In dieser Spalte wird der Status der Auflistung wie folgt angezeigt:
- Anstehend: Ein Bediensteter hat die Auflistung überarbeitet und sie wurde zur Überprüfung an den Kamera-Messaging-Dienst (CMS) gesendet.
- Genehmigt: Die Auflistung wurde von CMS genehmigt.
- Provisorisch: Eine neue, vom DCam Bediener initiierte Auflistung wurde erstellt, aber nicht hochgeladen oder an CMS übermittelt.
- Zurückgewiesen: Die vorgeschlagene Auflistung wurde im Rahmen des CMS-Review-Prozesses abgelehnt.
- Überarbeitet: Eine zuvor genehmigte Auflistung wurde inzwischen von einem Bediensteten überarbeitet.
- Nur Archiv: Die Auflistung wurde nur für das Archiv erstellt und bedarf keiner CMS-Genehmigung.
Abgelaufene Auflistungen
Den folgenden Auflistungstypen wird eine Ablauffrist von sechzig Tagen ab dem Zeitpunkt ihrer Erstellung zugewiesen:
- Anstehend
- Provisorisch
- Zurückgewiesen
- Nur Archiv
Anmerkung: Nur Auflistungen, die vom Kamerabediener erstellt wurden, erhalten ein Ablaufdatum.
Nach sechzig Tagen werden Sie in einem Popup-Fenster aufgefordert, die abgelaufene Auflistung zu löschen oder zu verlängern. Klicken Sie auf Übernehmen, um den Ablauf der Auflistung um sechzig Tage zu verlängern (linkes Feld) oder um die Auflistung dauerhaft zu löschen (rechtes Feld). Klicken Sie auf Abbrechen, um die Eingabeaufforderung zu ignorieren und beim nächsten Öffnen von DCam eine Erinnerung zu erhalten.
Auswählen einer Auflistung
Befolgen Sie diese Anweisungen, um eine Auflistung auszuwählen:
Schritt 1: Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf: Verwalten von Projekten, Auflistungen und Ordnern.
Schritt 2: Vergewissern Sie sich, dass im Abschnitt Projekte des Bildschirms das richtige Projekt markiert ist.
Schritt 3: Um den Eintrag auszuwählen, klicken Sie darauf.
Eine neue Liste anlegen
Gelegentlich müssen Listen von Kamerabedienern erstellt werden. Holen Sie die Genehmigung Ihres Vorgesetzten ein, bevor Sie eine Auflistung erstellen. Im Online-Modus bleibt die Auflistung provisorisch, bis die Zentrale sie genehmigt.
Zusätzlich zu provisorischen Auflistungen unterstützt DCam die Erstellung von Nur-Archiv Auflistungen. Eine Nur-Archiv-Auflistung verbleibt auf dem Arbeitsplatzrechner und kann ohne Genehmigung bearbeitet werden. Ordner in einer Nur-Archiv-Auflistung können nicht exportiert werden, können aber aus einem Nur-Archiv-Eintrag in einen genehmigten Eintrag verschoben werden.
Anmerkung: Um Bilder oder Ordner zu speichern, die sich in einer Nur-Archiv-Auflistung befinden, müssen Sie sie exportieren. Siehe Anhang B: Importieren und Exportieren von Bildern.
Folgen Sie diesen Anweisungen, um eine Auflistung zu erstellen:
Schritt 1: Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf Projekte, Auflistungen und Ordner verwalten.
Schritt 2: Markieren Sie im Abschnitt Projekte das richtige Projekt.
Schritt 3: Klicken Sie im Abschnitt Auflistungen auf Erstellen.
Schritt 4: Wählen Sie Auflistung oder Nur Archivieren aus.
Schritt 5: Wenn Auflistung ausgewählt ist, geben Sie das Passwort ein. Der Bildschirm mit Auflistungs-Informationen wird angezeigt.
Schritt 6: Klicken Sie im Feld Informationen aus Auflistung verwenden auf den Pfeil nach unten. Eine Drop-down-Liste mit dem Namen des Projekts wird angezeigt.
Schritt 7: Klicken Sie auf den Namen des Projekts. DCam füllt die Felder größtenteils mit Angaben aus dem Projekt aus.
Schritt 8: Korrigieren Sie das neue Projekt oder geben Sie zusätzliche Informationen ein.
Schritt 9: Klicken Sie auf Speichern.
Im Online-Modus Ergänzungen oder Änderungen an einem Projekt oder einer Liste beantragen
Sie können die Erstellung neuer Projekte und Listen beantragen oder Änderungen an Projekten oder Listen vornehmen, wie im folgenden Beispiel beschrieben. Sie können auch die Erlaubnis einholen, einer genehmigten Liste weitere Dokumente hinzuzufügen.
Im folgenden Beispiel wird aufgefordert, die Band-Nummer der Auflistung von Band 1 in Band 2 zu ändern. Für andere Felder, die geändert werden müssen, verwenden Sie den gleichen Prozess.
Schritt 1: Wählen Sie im Abschnitt Auflistung des PLF-Bildschirms die zu ändernde Auflistung aus, und klicken Sie dann auf Informationen.
Schritt 2: Ändern Sie auf dem Informationsbildschirm die Band-Nummer von 1 auf 2.
Schritt 3: Geben Sie im Popup-Fenster Auflistung erstellen das Kennwort ein, das Sie von Ihrem Vorgesetzten oder von der Zentrale erhalten haben, und klicken Sie auf OK.
Schritt 4: Überprüfen Sie im Dialogfeld Änderungsprotokollkommentare die Änderung, geben Sie Kommentare ein und klicken Sie auf OK Auf dem PLF Bildschirm wird die Auflistung mit dem Status Anstehend angezeigt.
Schritt 5: Klicken Sie auf dem Startbildschirm auf Daten an die Zentrale senden oder empfangen. Im Dialogfenster „Daten vom Hauptsitz empfangen/an den Hauptsitz senden“ wird die angeforderte Änderung angezeigt.
Schritt 6: Klicken Sie auf Daten aus der Zentrale verarbeiten. Es erscheint ein Dialogfenster, in dem bestätigt wird, dass der Änderungsantrag an den Hauptsitz gesendet wurde. Sobald die Änderung am Hauptsitz genehmigt oder abgelehnt wird, erhalten Sie den aktualisierten Status.