Ein Wettlauf gegen die Zeit: Das Symposium für Archivare

Bei der RootsTech 2024 kamen Fachleute aus der ganzen Welt zum Symposium für Archivare (Link in einigen Sprachen verfügbar) zusammen, um einander Einblicke in das Sammeln und Bewahren historischer Aufzeichnungen zu geben. Mit Aufzeichnungen bewahren wir das „kollektive Gedächtnis der Menschheit, und durch den digitalen Wandel können wir selbst ein Gedächtnis schaffen, auf das die gesamte Bevölkerung Zugriff hat“, so Dr. Thomas Aigner.

Unter der Moderation von Michael Colemere, FamilySearch Area Director für den asiatisch-pazifischen Raum, tauschten vier Branchenführer ihr Fachwissen zur Verwaltung solcher Aufzeichnungen aus. Zu den Teilnehmern der Podiumsdiskussion gehörten:

• Dr. Yolanda Camacho-Zapata, Leiterin des Historischen Archives von San Luis Potosí in Mexiko 
• Dr. Emmanuel Calairo, Vorsitzender der Nationalen Kommission für Geschichte der Philippinen 
• Carlos Serrano-Vásquez, geschäftsführender Direktor des Internationalen Rats für Archive 
• Dr. Thomas Aigner, Geschäftsführer der Heritage Consulting GmbH 

Dieses Gremium von Experten aus aller Welt befasste sich damit, wie wichtig es ist, aufgezeichnete Angaben zu bewahren, ehe sie im Laufe der Zeit verlorengehen. Schriftliche Aufzeichnungen sind weltweit in Gefahr. Das Beste, was man tun kann, ist, andere darüber aufzuklären, wie wichtig historische Aufzeichnungen und ihre Bewahrung für künftige Generationen sind.

Warum Aufzeichnungen wichtig sind

Schriftliche Aufzeichnungen sind äußerst wichtig, um Erinnerungen zu bewahren. Ohne sie gehen Erinnerungen an Menschen, die von uns gehen, verloren. Dabei können diese Erinnerungen Familien verbinden. „Bei Aufzeichnungen geht es um Menschen. … Alles, was getan wurde, um diese Aufzeichnungen in ihrer ursprünglichen Form zu erhalten, ist den Menschen zu verdanken“, so Dr. Calairo.

Wir sind alle miteinander verwandt und schaffen einen Stammbaum, der uns hilft, zu entdecken, wie wir miteinander verbunden sind. Aufzeichnungen verknüpfen sozusagen die Punkte zwischen uns und ermöglichen es uns, Familienbeziehungen zurückzuverfolgen.

Ein Wettlauf gegen die Zeit

Der Zahn der Zeit, Naturkatastrophen und von Menschen verursachte Katastrophen können bedeutende Aufzeichnungen vernichten und damit wichtige historische Fakten in Vergessenheit geraten lassen. Sorgfältig verwaltete Archive sind unerlässlich, um alte Dokumente zu erhalten und dafür zu sorgen, dass sie in einem guten Zustand sind.

Dr. Camacho-Zapata erzählte von einer Sammlung von Dokumenten, die in einer heißen, feuchten Umgebung in Plastiktüten aufbewahrt wurden. „Jemand hatte den Leuten gesagt, dass dies der beste Weg sei, sie zu erhalten. Ich konnte sehen, dass die Dokumente schon im Verfall begriffen waren.“

Wenn Sammlungen anwachsen und unhandlich werden, werden sie allzu oft auf einen Dachboden und in einen Keller verfrachtet, wo sie dann langsam verfallen. Sie können durch Insekten, Nagetiere, Feuchtigkeit und Hitze beschädigt oder bei Bränden, Überschwemmungen, Kriegen und ähnlichen Katastrophen vollständig zerstört werden.

„Wir alle wissen, dass Papierdokumente irgendwann verfallen“, sagte Dr. Aigner. Es ist wichtig, verbesserte Methoden zu verwenden, um Aufzeichnungen und ihren Inhalt in ihrem ursprünglichen Zustand zu erhalten.

Neue und bessere Möglichkeiten, Geschichte zu bewahren

Archive in aller Welt sind bestrebt, historische Dokumente zusammenzutragen und unter sicheren Bedingungen aufzubewahren. Wo es möglich ist, nutzen diese Organisationen technische Mittel, um eine leicht zugängliche Kopie der Originaldokumente zu erstellen. „Die Digitalisierung von Aufzeichnungen ist eine der besten Lösungen“, so Dr. Camacho-Zapata.

„Vor 40 Jahren haben wir noch nicht einmal an Digitalisierung gedacht, doch die technologischen Fortschritte der letzten 34 Jahre haben alles verändert“, schilderte Dr. Aigner. „Jetzt haben wir eine neue Aufgabe, wenn es darum geht, die Menschen der Vergangenheit zu identifizieren.“

Das Gleiche gilt für persönliche Dokumente. Wenn man Bilder digitalisiert und an Angehörige verschickt, trägt man nicht nur dazu bei, andere am Vermächtnis der Familie teilhaben zu lassen – man trägt auch zum Schutz vor dem Verlust dieser Bilder bei. Das Kopieren von Familienandenken bewahrt wertvolle Informationen und Erinnerungen.

Mit der Einführung von künstlicher Intelligenz (KI) verändert sich die Landschaft der Dokumentenkonservierung. „Künstliche Intelligenz eröffnet unglaublich viele Möglichkeiten und gibt uns zahlreiche Werkzeuge für die Indexierung an die Hand: Sprachverarbeitung, Bilderkennung und Verknüpfung von Aufzeichnungen“, bemerkte Serrano-Vesquez. Er beschrieb weiter, wie KI es ermöglichen wird, Verbindungen zwischen Datenbanken herzustellen und die Arbeit so noch weiter zu erleichtern.

„KI und ähnliche Fortschritte können uns in die Lage versetzen, wie nie zuvor auf Informationen aus Dokumenten zuzugreifen“, ergänzte Dr. Aigner.

Die Rolle von KI beim Bewahren von Aufzeichnungen

Da KI neu ist – sie steckt noch in den Kinderschuhen – kann sie auch irgendwie beängstigend sein. Während die Menschen versuchen zu verstehen, was künstliche Intelligenz schon kann oder eben noch nicht kann, ist es wichtig, alles mit einem menschlichen Auge zu überprüfen. „Künstliche Intelligenz … Sie erleichtert zwar die Forschung, aber sie stellt uns auch vor einige Herausforderungen. Denn woher sollen wir wissen, dass das, was die KI hervorbringt, auch wirklich richtig ist?“, merkte Dr. Comacho-Zapata an. Kuratoren müssen wachsam sein und KI-erstellte Datenbanken auf Richtigkeit überprüfen, immer mit dem Wissen, dass die Ergebnisse von KI nicht perfekt sind.

Die Teilnehmer gingen darauf ein, dass KI, wenn sie richtig eingesetzt wird, ihre Arbeit durch Indexieren, Übersetzen, Prüfen und Erstellen von Stammbäumen revolutioniert hat und weiterhin revolutionieren wird. Die Aufgabe eines Archivars, Aufzeichnungen zugänglich und verfügbar zu halten, wird immer einfacher, je zuverlässiger KI wird.

Bei FamilySearch wurde KI eingeführt, um Wörter in alten, handschriftlichen Aufzeichnungen zu erkennen. Diese Technologie wurde zunächst bei handgeschriebenen spanischen Aufzeichnungen eingesetzt. Menschen überprüfen in einem zweiten Schritt die Aufzeichnungen, um sie bei Bedarf zu korrigieren.

KI ist auch unschätzbar wertvoll geworden, wenn es darum geht, FamilySearch-Benutzern online Hinweise zu geben, indem sie Aufzeichnungen mit Personen im System abgleicht, auf die sie sich beziehen können. Die KI ist darauf „trainiert“, in mindestens 90 % der Fälle richtige Antworten zu geben, bevor sie erfolgreich eingesetzt werden kann, um Benutzer zu den richtigen Aufzeichnungen zu führen. 

Diese Fortschritte sind jetzt schon massiv, doch die Zukunft sieht noch besser aus. Wir befinden uns in Sachen KI heute an der gleichen Stelle wie damals beim Einwahlmodem für das Internet. Die Aussichten für die Zukunft sind also sehr rosig. Generative KI hilft schon jetzt beim Digitalisieren, Indexieren und Erstellen von Geschichten, aber sie wird noch sehr viel mehr für uns tun.

FamilySearch macht Fortschritte bei der Bereitstellung leicht zugänglicher Aufzeichnungen

FamilySearch verfügt über eine der weltweit größten Sammlungen digitalisierter Aufzeichnungen und ist stets bestrebt, Dokumente von wesentlicher genealogischer Bedeutung zusammenzutragen und zu bewahren, wo auch immer sie zu finden sind. Digitalisierte Aufzeichnungen sind für FamilySearch-Benutzer online kostenlos zugänglich.

Um seine gewaltige Sammlung von Aufzeichnungen erstellen zu können, arbeitet FamilySearch mit Archiven in aller Welt zusammen. Die Originaldokumente verbleiben im jeweiligen Archiv. FamilySearch bewahrt eine digitale Kopie auf, stellt sie auf Wunsch der Partnerarchive online zur Verfügung und übermittelt diese auch an das Partnerarchiv.

Fünfhundert Kamerateams scannen derzeit Aufzeichnungen in Archiven in aller Welt. Sie digitalisieren täglich tausende Aufzeichnungen mit Millionen von Namen. Diese sind kostenlos online auf FamilySearch.org und über mehr als 5.000 FamilySearch Center in aller Welt verfügbar. Die FamilySearch Library beherbergt außerdem 537.000 Bücher und Zeitschriften, von denen viele ebenfalls online verfügbar sind.

Um auch mündliche Geschichtsberichte zu bewahren, die besonders verlustgefährdet sind, zeichnet FamilySearch mündlich weitergegebene Ahnenreihen aus Afrika, Ozeanien, den Philippinen, dem Südpazifik und Nord- und Südamerika auf. Auf diese Weise hat die Organisation in einer Million Interviews 253 Millionen Namen zusammengetragen und damit daran mitgewirkt, die Geschichte und Kultur dieser Völker zu bewahren.

Sieh dir das Technik-Forum von FamilySearch bei der RootsTech 2024 an, um mehr über die neue Technologie zu erfahren, mit der FamilySearch Menschen hilft, ihre Vorfahren und Verwandten ausfindig zu machen.

Auf die Wichtigkeit hinweisen

Die Archivare, die an der Podiumsdiskussion bei der RootsTech teilnahmen, äußerten eine Sorge: Wenn die Öffentlichkeit die Bedeutung von Aufzeichnungen nicht erkenne, bestehe die Gefahr, dass Dokumente verlorengehen. Sie alle halten es für wichtig, diejenigen, die Aufzeichnungen erstellen – Behörden, örtliche Verzeichnisse, Kommunen und Privatleute –, darüber aufzuklären, wie man Dokumente bewahrt.

Allzu oft liegen Aufzeichnungen vergessen im Keller, wo sie beschädigt, gestohlen oder vernichtet werden können. Ebenso häufig werden sie nicht richtig geordnet, sodass es nahezu unmöglich ist, sie ausfindig zu machen. Manchmal landen bedeutende alte Aufzeichnungen sogar im Müll.

Die Menschen und Regierungen entsprechend aufzuklären, trägt dazu bei, unnötige Verluste zu vermeiden. Durch eine gute Zusammenarbeit können Aufzeichnungen gerettet und die Geschichte bewahrt werden. Der Aufbau von Partnerschaften kann von unschätzbarem Wert sein, wenn es darum geht, gemeinsam von Hilfsmitteln und Anstrengungen zu profitieren.

Bei kleineren Projekten, etwa zu Erinnerungsstücken aus der Familie, kann es für den Einzelnen und Familien von Vorteil sein, sich an einen „Partner“ zu wenden, der über die nötige Ausstattung verfügt, um diese zu digitalisieren. Einige Einrichtungen, wie etwa die FamilySearch Library und Universitäten, sind gut darauf vorbereitet, mit Geräten und Kenntnissen auszuhelfen.