Introducción a la conservación digital

5 febrero 2013  - by 

Al recopilar registros de historia familiar a lo largo de los años, es probable que los haya conservado de manera física. Así que ¿por qué considerar la idea de conservarlos de forma digital ahora? Esta serie de cinco partes analiza las ventajas y los desafíos del uso de la tecnología digital tanto para aumentar como para mejorar la conservación de sus registros de historia familiar. También presenta soluciones a los desafíos, señala los tipos de registros de historia familiar que son adecuados para la conservación digital y resume lo que se requiere para comenzar a archivar registros digitales.

¿Por qué usar registros digitales?

Hay fuertes razones para dar acogida a los registros digitales. Ante todo, una vez que un documento histórico preciado y a la vez frágil haya sido capturado digitalmente, ya no tendrá que preocuparse de que se dañe o se ensucie al manipularlo. Tampoco será motivo de disgusto el hecho de que disminuyan los colores y el contraste en las fotografías. También encontrará que hasta la milésima copia digital que haga será tan brillante y nítida como el original. La impresión de registros será más sencilla que nunca.

Además, se dará cuenta de que es mucho más fácil organizar, encontrar y utilizar los registros al permitir que la computadora realice la mayor parte del trabajo administrativo. Le fascinará ver lo fácil que es compartir sus registros de historia familiar con otras personas. Los registros digitales pueden ser enviados a cualquier lugar del mundo en cuestión de segundos. Si el archivo informático que contenga el registro es demasiado grande para enviarlo por correo electrónico, puede hacerlo llegar al destino deseado casi igual de rápido mediante un servicio de internet gratuito.

El almacenamiento de registros digitales ofrece otras ventajas. Por ejemplo, no requiere mucho espacio físico, de modo que no tendrá que ocupar su preciado espacio para guardar voluminosas cajas y costosos recipientes. Si utiliza el medio de almacenamiento en archivo que se recomienda en esta serie, no tendrá que preocuparse por factores como el moho y la humedad que pudieran destruir sus registros históricos.

El acceso a los registros digitales es muy fácil y no requiere subir una escalera desvencijada para escarbar polvorientas cajas en el ático o bajar las escaleras hacia un húmedo y oscuro sótano para apartar las telarañas y buscar algo con la esperanza de encontrarlo. De hecho, todos sus registros de historia familiar estarán literalmente a unos cuantos clics de distancia, en cualquier momento del día.

Tal vez lo más importante sea que probablemente ya esté enfrentando la necesidad de conservar registros de historia familiar digitales de todos modos, dado que la mayoría de las fotos y los documentos ahora se crean digitalmente. “De creación digital” es un término que se usa para los registros que se originaron en forma digital, tales como un relato personal escrito con una computadora o una fotografía de la familia tomada con una cámara digital.

Aunque puede imprimir los registros de creación digital con el fin de conservarlos físicamente, el hacerlo requerirá trabajo extra, quizá no pueda conservar la apariencia del original de creación digital y tal vez no pueda incluir la información descriptiva que facilita organizar, encontrar y utilizar los registros digitales. Además, el conservar versiones físicas de los registros de creación digital no le permitirá sacar provecho de las otras ventajas descritas anteriormente. De hecho, muy pocas organizaciones intentan conservar los registros de creación digital mediante su impresión y el archivo de los materiales impresos.

Requisitos de los registros digitales

La creación y conservación de registros digitales requieren: (i) una computadora con el software adecuado, (ii) los medios para la digitalización de registros tangibles (es decir, convertirlos de formato impreso o analógico a formato digital) y (iii) la capacidad para conservar los registros digitalizados para su posteridad y sus parientes. Si va a compartir sus registros digitales con los demás, también necesitará acceso a Internet.

Prácticamente todos los tipos físicos de registros pueden digitalizarse: genealogías escritas en Biblias familiares, copias de registros vitales (nacimiento, defunción, matrimonio), copias de registros de censos, fotografías, diarios, documentos escritos y mecanografiados, relatos orales, recortes, videos de la familia, música manuscrita o impresa, obras de arte, libros, mapas, etc. Todos se pueden conservar digitalmente.

En qué consiste la conservación digital

¡NO solamente significa hacer copias de seguridad de sus datos! La copia de seguridad solo proporciona protección a corto plazo de los registros digitales.

Mas bien, la conservación digital es un proceso que implica almacenar registros digitales: (i) con información descriptiva, (ii) durante mucho tiempo, (iii) en varios lugares, (iv) en la más alta resolución que pueda permitirse; (v) migrar periódicamente los registros a los nuevos medios de almacenamiento para evitar la pérdida de datos o la incapacidad para leerlos; (vi) cambiar el formato de los archivos antes de que lleguen a ser obsoletos; y (vii) proporcionar acceso a su colección digital ahora y en el futuro.

Más allá de la copia de seguridad, la conservación digital proporciona protección a largo plazo de sus registros digitales.

Aunque estos pasos parezcan abrumadores a primera vista, esta serie analiza las herramientas y las técnicas que le pueden ayudar para que la conservación digital sea una actividad sencilla y agradable.

Este artículo fue escrito por Gary T. Wright.

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Comentarios

  1. Hace algún tiempo que uso el Paf para guardar la información, cada día descubro nuevas herramientas en el programa y cierto es más rápido. Con mi prima comparamos datos enviándonos por mail los árboles, en fin una gran herramienta es para nosotras el PAF. gracias